De vastgoedafdeling Zorgpartners Midden
Holland is halverwege de transitie van
een decentrale naar een centrale organisatie.
Waar voorheen alles per locatie werd geregeld,
wordt straks gewerkt vanuit één centrale
organisatie volgens het ’eigenaar-gebruikersprincipe’.
Een enorme, maar door de veranderingen
in zorgland en door nieuwe regelgeving
van de overheid ook onontkoombare operatie.
‘Het is duidelijk dat we nu andere keuzes
moeten maken en onze vastgoedorganisatie
anders moeten inrichten’, stelt Bronia Vermaas,
manager Vastgoed & Verhuur bij Zorgpartners
Midden-Holland.
Vastgoedbeheer is volgens Vermaas een specialistische
tak van sport. De vraag is in hoeverre
een zorgorganisatie alle expertise op dit
gebied in huis moet hebben. ‘Voorheen hadden
we nog geen centrale vastgoedorganisatie,
alle directeuren van onze locaties waren
zelf verantwoordelijk voor het vastgoed’, vertelt
Vermaas. ‘Door nieuwe regelgeving is het
vastgoedbudget voortaan cliëntgebonden.
Daarmee is de bezetting van het zorgvastgoed
nu gebonden aan het budget en dus
loop je op het vastgoed meer risico.’
De Raad van Bestuur van Zorgpartners Midden
Holland besloot het vastgoedmanagement
te centraliseren om zo de regie meer
in handen te krijgen. ‘We willen de kosten
beheersen en tegelijkertijd onze panden zo
goed mogelijk inzetten. Naast strategische
keuzes voor de vastgoedportefeuille moeten
we zorgen dat de processen zo efficiënt
mogelijk ingericht worden, zodat dubbel
werk en foutkansen zo veel mogelijk worden
vermeden.’
Voordelen en risico’s
Werken vanuit een regieorganisatie heeft
grote voordelen, maar er zijn volgens Vermaas
ook risico’s aan verbonden. ‘Je moet
voorkomen dat de continuïteit in gevaar komt.
Een goede balans in je personeelsbezetting
is daarbij van groot belang. Hoe sterk is je
kernteam? En hoe regel je de flexibele schil
daaromheen? Daar worstelen we momenteel
nog een beetje mee. We willen toe naar een
Å
AANBESTEDING
PRESTATIECONTRACT
R-ffect Vastgoedmanagement &
Advies begeleidde Zorgpartners
Midden-Holland bij de aanbesteding
van de E&W-portefeuille.
‘Ze wilden er iemand van buitenaf
bij halen die veel ervaring heeft met
het opstellen van prestatiecontracten’,
vertelt Roel Habraken, oprichter
van R-ffect. ‘Een verstandige keuze,
want het is lastige materie. Samen
hebben we gedefinieerd wat ze wilden
inkopen, hoe het contract moest
worden ingericht en welke risico’s bij
de markt moesten worden gelegd. In
dit proces moet je continu de juiste
vragen stellen om zodoende verbeterpunten
naar boven te halen. Vooral
aan de organisatorische kant is vaak
ruimte voor verbetering. De storingsafhandelingen
Å
moeten bijvoorbeeld
goed georganiseerd worden. Hoe
worden storingen gemeld? Hoe worden
ze geregistreerd en hoe komt de
melding bij de leverancier? Hoe pakt
die hem op en hoe wordt dat vervolgens
financieel afgehandeld? Het is
echt essentieel voor een regieorganisatie
om dergelijke trajecten goed
ingericht te hebben. Deze trajecten
moeten geautomatiseerd worden,
alles moet procesmatig worden ingericht.
Bij dit soort transities komen
vaak kleine en grotere uitdagingen
naar boven die moeten worden opgepakt.
Een specialist die adviezen kan
geven is dan onontbeerlijk.’
Bewustwording
Het inkooptraject is volgens Habraken
echt maatwerk. ‘Er is geen standaard
format. Het hele traject is
eigenlijk al een stukje van de verandering
die de organisatie wil inzetten.
Juist doordat je telkens moet
nadenken hoe je dingen wilt aanpakken,
hoe je de zaken op papier zet,
krijg je een helder beeld hoe je de