10 hybride meeting-concepten getest

| Door Odette Koldewey

Het doel van deze testen is om een vergaderconcept te ontwikkelen waarbij de ervaring voor thuiswerkers gelijk is aan de ervaring van fysiek aanwezige medewerkers.

Hybride vergaderen is aan een enorme opmars bezig. Adviesbureau Deloitte testte daarom onlangs tien hybride vergaderconcepten in hun kantoorpand The Edge in Amsterdam.

In de maanden juni en juli testte Deloitte tien verschillende vergaderconcepten met onder andere VR-opstellingen, een green screen-room en een chatbot met een menselijke interface. De concepten werden hierbij beoordeeld op vijf factoren: hybride inclusiviteit, professionele aanwezigheid, volwassenheid van de technologie, gebruiksgemak en eenvoud van de implementatie.

Volgens Ewout Bolhuis, Director Deloitte Innovation, heeft het onderzoek een schat aan informatie opgeleverd. ‘Als internationale organisatie werken we al langer met hybride vergaderingen, maar door corona heeft dit een enorme boost gekregen. Vandaar dat wij op zoek zijn gegaan naar een manier van vergaderen waarbij inbellers dezelfde ervaring hebben als de mensen die fysiek aanwezig zijn.’

Hoe in beeld brengen
Nog niet zo lang geleden werden de meeste online-vergaderingen zonder beeld gehouden. Tegenwoordig hoort beeld er standaard bij. Bolhuis: ‘Voor ons was de vraag: hoe kun je een boeiend verhaal vertellen en hoe breng je dat in beeld?’

Ewout Bolhuis – Director Deloitte Innovation

Volgens de innovation manager valt er nog veel te leren van de tv- en filmindustrie. ‘We willen de online-meetings naar een hoger niveau tillen en daarvoor zullen we duidelijk nog stappen moeten maken. Uiteindelijk willen we onze mensen leren hoe ze broadcast-professionals worden en hoe ze dat kunnen toepassen tijdens videovergaderingen.’

Verbeterpunten
Uit het onderzoek in het kantoor van Deloitte zijn volgens Bolhuis enkele interessante verbeterpunten voor hybride meetings naar voren gekomen. ‘Alle meetingrooms hebben standaard twee beeldschermen nodig zodat mensen op het ene scherm kunnen presenteren terwijl op het andere scherm alle deelnemers in beeld blijven. Zo kun je de micro-expressies van de deelnemers goed in beeld brengen.’

Een andere conclusie uit het onderzoek is dat camera’s bovenop een scherm minder goed werken. ‘Inbellers worden daardoor eerder toeschouwer dan deelnemer. Dit kun je ondervangen door de camera lager te plaatsen, op ooghoogte. Dan zitten inbellers veel meer ín de vergadering. Een halve meter maakt daarbij al een wereld van verschil.’

Auto tracking cams
Auto tracking cams maken volgens de innovation manager ook een groot verschil. ‘Deze camera’s reageren op geluid en brengen de mensen die aan het woord zijn in beeld. Dit geeft veel meer het gevoel dat je echt met deze mensen aan tafel zit.’

Een scherm aan de muur voorin de zaal werkt volgens Bolhuis minder goed dan meerdere schermen die allemaal een plek aan de vergadertafel krijgen. ‘Hoe dichterbij het scherm hoe inclusiever en hoe groter de persoon is afgebeeld hoe inclusiever. Idealiter breng je de mensen op ware grootte en op een enkel scherm in beeld.’

Presentatieruimtes
Inmiddels is er bij Deloitte een vervolgprogramma gestart: Fix the Basics. Bolhuis: ‘We hebben advies uitgebracht aan de board. Die heeft besloten dat alle vergaderruimtes worden aanpast aan de nieuwe eisen. Daarnaast gaan we ook nog presentatieruimtes ontwikkelen, studio’s met goed licht, goed geluid en meerdere camera’s. Die gaan we in het voorjaar van 2022 testen. Zo brengen we het hybride vergaderen stapsgewijs naar een hoger niveau.’