Bij overname van een vastgoedportefeuille is het belangrijk alle data goed op orde te hebben. SRO heeft een proces opgezet waarmee die kennisoverdracht wordt gefaciliteerd.
Gemeentelijke vastgoedportefeuilles zijn zeer divers en het beheer is veelzijdig en complex. Bij overname van een dergelijke portefeuille is het daarom van groot belang dat de beheerder zo goed mogelijk op de hoogte is van de stand van zaken per object. ‘Als je de data van een gebouw niet op orde hebt bij de start van de beheerfase, dan blijf je achter de feiten aanlopen’, stelt Andrès Struijk, asset manager bij SRO. Vandaar dat de full-service vastgoedpartner voor gemeenten een ‘onboarding proces’ heeft ontwikkeld om de informatieoverdracht snel en ordentelijk te laten verlopen.
Bij de overname van de gemeentelijke vastgoedportefeuille van Haarlem begin dit jaar heeft SRO dit nieuwe onboarding proces toegepast. Struijk legt uit: ‘We hebben een koppeling gemaakt naar het vastgoedsysteem van de gemeente Haarlem en een onboarding-faciliteit gebouwd voor alle documentatie. De gemeente Haarlem heeft vervolgens alle benodigde data naar ons vastgoedmanagement systeem Axxerion geüpload. Zij kennen de historische situatie en weten welke informatie relevant is en welke niet. Onze beheerders hebben vervolgens per object de informatie doorgenomen en waar nodig extra informatie opgevraagd. Daarna hebben zij decharge verleend in het vastgoedsysteem. Zodoende weten we dat we alle data op orde hebben. Onze beheerders zitten daardoor meteen ‘stevig in het zadel’ en zijn in control.’
Voorheen gebeurde het volgens Struijk nog vaak dat bij een overname van een vastgoedportefeuille er een onvolledige of juist te grote overdracht van informatie was. Dat maakte ordentelijk beheer bijzonder lastig. ‘Als je in een keer twintig gig aan data krijgt die je moet uitpluizen, dan is dat onbegonnen werk. De nieuwe beheerders kennen de historie van de objecten immers niet en weten de informatie daarom niet op waarde te schatten. Wat is waar? Wat is actueel en wat is niet actueel? Dat soort onzekerheden voorkomen we door het proces van de overname aan de voorkant goed in te richten. En dat is precies wat we met dit nieuwe proces gedaan hebben.’
Met het nieuwe onboarding proces wil SRO de markt beter kunnen bedienen. Struijk: ‘Dit proces zorgt voor een soepelere overgang. We hebben hier bovendien een dashboard aan gekoppeld waarmee de opdrachtgever real-time inzicht heeft in de documenten en in de voortgang van het jaarplan. Zij kunnen met een paar klikken van de muis zien welke projecten al zijn uitgevoerd, welke projecten nog in opdracht staan en welke in offerte. Deze informatie vormt meteen ook de onderlegger voor bijvoorbeeld tactisch overleg.’
SRO werkt met dit nieuwe proces voor kennisoverdracht aan verdere standaardisatie. Maar er is ook ruimte voor maatwerk, verzekert Struijk. ‘Het is een proces waarbij we tijdens het implementatiejaar blijven evalueren om te optimaliseren. Je kunt nu eenmaal niet alles in één bepaald format persen. Iedere gemeente heeft haar eigen wensen hierin. Voor deze vragen kunnen wij een passende invulling ontwerpen.’