Beheren na beheersen

| Door Odette Koldewey

Beheren is iedere dag bezig zijn en beheersen is durven loslaten. Maar beheersen is dus ook vooruitzien. Weten dat het goed is, maar tegelijkertijd nieuwsgierig blijven waar verbeteringen mogelijk zijn en blijven leren.

Een adiabatische luchtbehandelingsinstallatie zorgt voor een prettig en gezond binnenklimaat, is energiezuinig en kan ook koelen

Regeren is vooruitzien, vindt Arno de Vlaming, adviseur huisvesting bij scholenbestuur SKPO. Als je het beheren van gebouwen goed onder de knie hebt, is het tijd voor de volgende stap: beheersen. ‘Beheren is iedere dag bezig zijn, beheersen is durven loslaten.’

Een schoolgebouw in een goede onderhoudstoestand houden, kost veel inspanning, iedere keer weer, weet adviseur huisvesting Arno de Vlaming. Hij is verantwoordelijk voor het beheer van de 35 scholen en 47 gebouwen die onder het schoolbestuur SKPO vallen. De kunst is volgens hem om die gebouwen met steeds minder inspanning te gaan onderhouden. Een gebouwbeheersysteem helpt daarbij, maar ook regelmatige inspecties. ‘Ook al weet ik bijvoorbeeld dat de dakbedekking van een bepaalde school goed is en over tien jaar waarschijnlijk nog steeds, dan laat ik er toch over drie jaar nog een keer naar kijken, zodat ik niet voor verrassingen kom te staan. Beheren is iedere dag bezig zijn en beheersen is durven loslaten. Maar beheersen is dus ook vooruitzien. Weten dat het goed is, maar tegelijkertijd nieuwsgierig blijven waar verbeteringen mogelijk zijn en blijven leren. Daar moet je wel tijd voor maken.’

Dienstenmatrix
Wat daarbij helpt is dat hij lid is van een netwerk van mensen met vergelijkbare functies bij ziekenhuizen, vastgoedeigenaren, datacentra en bijvoorbeeld ook Schiphol. ‘Waarom zou ik het wiel gaan uitvinden, als ik informatie uit mijn eigen netwerk kan halen? Vandaar dat ik voor het primair onderwijs, als het gaat om automatisering van gebouwen en installaties, een voorloper kan zijn.’

Arno de Vlaming: ‘Het systeem genereert automatisch wekelijkse rapportages voor vijf klaslokalen per school’

Arno de Vlaming is onder meer verantwoordelijk voor een prettig en gezond binnenklimaat in al de schoolgebouwen die hij beheert. Een gebouwbeheersysteem (GBS) is daarbij een belangrijk hulpmiddel. Met deze webtool kan hij de temperatuur en de CO2-waarde reguleren en monitoren. Het GBS geeft ook aan dat bepaalde onderdelen van de installaties onderhoud nodig hebben. ‘Als het water van de cv-ketel bijna moet worden bijgevuld of er bepaalde onderdelen stuk zijn, dan krijgt de cv-installateur automatisch een berichtje in de webtool’, vertelt hij. ‘Soms krijg ik een signaal dat bepaalde onderdelen stuk zijn en dan sturen we de installateur aan.’ In een dienstenmatrix zijn taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden vastgelegd, zodat voor iedereen duidelijk is wanneer hij of zij moet handelen. Ook dit draagt bij aan het beheersen.

Zelfsturend
Het GBS voorziet in de mogelijkheden om op dagen dat er vakantie of studiedagen zijn de installaties tijdelijk uit te zetten. Het systeem is zelfsturend. ‘We hebben een bovengrenswaarde ingesteld voor de CO2-waarde. Dreigt de waarde in het klaslokaal boven die grenswaarde uit te gaan, dan gaat de luchtbehandelingsinstallatie harder werken om dat te voorkomen.’
Het systeem genereert automatisch wekelijkse rapportages van de precieze omstandigheden in vijf klaslokalen per school. Als er grote afwijkingen zijn, probeert hij de oorzaak te achterhalen en kijkt hoe dit in het vervolg kan worden voorkomen. ‘Als het op een warme dag in een bepaald lokaal 28 graden was, terwijl er ook airco is, dan wist degene die daar werkte waarschijnlijk niet hoe de airco werkt.’ In zo’n geval attendeert hij de directeur hierop, die met de leerkracht kan overleggen hoe beter gebruik te maken van installaties en ook meer aandacht hebben voor energie(kosten).

Gesprek
Arno de Vlaming is continu in gesprek met de schooldirecteuren en andere medewerkers om aandacht te vragen voor de temperatuur in school, voor de ventilatie en het schoonmaken van ventilatieroosters. ‘Bewustwording vind ik heel belangrijk. Directeuren en leerkrachten zijn gericht op onderwijs, het is mede mijn taak ze erop te attenderen wat zij kunnen bijdragen aan een goed binnenklimaat. De techniek ondersteunt ons, maar daar zit ook een grens aan. Laatst was ik in een school waar de ramen alleen op een kier kunnen omdat er draadjes voor gespannen zijn om knutselwerkjes aan te hangen. Je kunt natuurlijk veel beter ventileren als je de ramen helemaal tegen elkaar openzet. Het gesprek hierover aangaan, vinden wij heel waardevol in onze organisatie.’

De Vlaming stimuleert scholen bewust in de webtool te kijken, zodat ze zelf kunnen ingrijpen bij een te hoge CO2-waarde door extra te ventileren of een aantal kinderen buiten de klas aan het werk te zetten. Welke temperatuur behaaglijk is, is voor ieder mens anders. ‘Je doet het nooit voor iedereen helemaal goed. Maar we weten dat een lokaal dat misschien iets frisser is dan je misschien als fijn ervaart, dus 19 of 20 graden, het beste is om goed te kunnen leren.’ Tijdens corona was ventileren onderwerp van gesprek en soms ook wel eens discussie. ‘Met de ramen open is het soms wel koud in de klas. Dat zijn soms vervelende gesprekken, omdat je dan de luchtkwaliteit even belangrijker vindt.’

Geobjectiveerde data
Juist in deze snel veranderende tijden, waarin op het gebied van ventileren, verduurzaming en aardgasvrij ongelofelijk veel speelt, is vooruit kunnen kijken en overzicht hebben belangrijk. ‘Als een directeur zegt: ik wil een investering doen om mijn gebouw te koelen, dan kan ik in het GBS precies zien hoeveel dagen het in welke lokalen welke temperatuur was en ook hoe heet het buiten was.’ Het GBS maakt het mogelijk een kosten-batenanalyse te maken op basis van geobjectiveerde data door het hele jaar heen.
‘Dus: wil je een behoorlijk bedrag investeren in een koelinstallatie die de temperatuur vijf graden omlaag kan brengen of vind je dat 28 graden voor een paar dagen per jaar acceptabel is? In het verleden maakte je zo’n afweging op basis van gevoel. Je kunt veel slimmere, onderbouwde beslissingen nemen. En dat is fijn, want het gaat natuurlijk om een groot aantal schoolgebouwen. Dan gaat het al gauw over enorme bedragen.’