Er komt steeds meer aandacht voor vastgoedmanagement binnen gemeenten. Toch vinden vooral kleinere gemeenten het moeilijk om beheer en exploitatie (of de inzet) van het maatschappelijk vastgoed binnen de eigen organisatie weg te zetten. Een gebrek aan mankracht is vaak het probleem, zo blijkt uit het Landelijk Onderzoek naar Vastgoedmanagement Nederlandse Gemeenten 2016.
Voor de vierde keer sinds 2010 hield het Instituut VGM dit jaar het Landelijk Onderzoek naar Vastgoedmanagement Nederlandse Gemeenten (LOVGM). Initiatiefnemers Patrick de Kort en Walter Rozendaal doken weer in de wereld van het gemeentelijk vastgoedmanagement en kwamen met enkele opzienbarende conclusies. Zo blijkt de basis voor professioneel vastgoedmanagement nog te vaak te ontbreken, zeker bij kleinere gemeenten. Ook is de vastgoedbasisadministratie vaak niet op orde.
De Kort verbaast zich over het gebrek aan professionaliteit binnen gemeenten op het gebied van vastgoedbeheer. ‘Gemeentevastgoed is een bedrijfsmiddel dat een enorm belang in kapitaal vertegenwoordigt’, stelt De Kort. ‘Bovendien is het maatschappelijk vastgoed verbonden met veruit de meeste beleidsdoelen van de gemeente. En toch is bij te veel gemeentes nog onvoldoende aandacht voor het
professionaliseren van het vastgoedmanagement. Het uitzetten van een duidelijke koers wordt daardoor lastig.’
Vastgoedbasisadministratie als startpunt
Willen gemeenten een slag maken met het professionaliseren van het vastgoedmanagement dan is het zaak dat ze ten minste beginnen de vastgoedbasisadministratie op orde te brengen. De tools hiervoor zijn volgens Rozendaal en De Kort beschikbaar. ‘Als gemeenten weten waar ze staan – technisch, financieel, administratief en fiscaal-juridisch – zorgt dat voor een duidelijk startpunt’, stelt De Kort. ‘Het kaderen van procedures en processen zorgt er vervolgens voor dat meer sturing op het inzetten van vastgoed mogelijk wordt. In overleg met de beleidsafdelingen en het bestuur kan dan per beleidsveld worden bepaald hoe het vastgoed het slimste ingezet kan worden voor de gebruikers.’
Betrouwbare informatie zijn de twee sleutelwoorden bij vastgoedmanagement. Maar volgens Rozendaal en De Kort is bij veel gemeenten simpelweg te weinig informatie over de gemeentelijke gebouwen en de gebruikers bekend. De Kort: ‘Contracten ontbreken, centrale informatie ontbreekt en het ontbreekt aan inzicht en overzicht in de kosten en opbrengsten. Sturen op het vastgoed is daarmee in veel gevallen een praktisch onmogelijke zaak. Immers: waar moet op gestuurd worden? Het ontbreekt namelijk niet alleen aan goede basisinformatie over het vastgoed, maar ook aan visie en beleid.’
Vastgoed hoger op de agenda
Gemeenten ontkomen er niet aan het vastgoedbeheer verder te professionaliseren. Dit proces is al enkele tijd gaande en zeker de grotere gemeentes (100.000 +) hebben al belangrijke slagen gemaakt. Schaalgrootte is duidelijk bepalend voor de mate van succes. Uit het LOVGM 2016 blijkt dat colleges en directie/MT meer aandacht hebben voor vastgoed dan in voorgaande jaren. ‘Vastgoed wordt steeds vaker gezien als een belangrijk instrument om politieke doelstellingen te bereiken’, stelt De Kort. ‘Het staat de laatste jaren duidelijk hoger op de politieke agenda en dat is een goede ontwikkeling.’
Dat veel gemeenten werken aan een verdere professionalisering van het vastgoedmanagement juichen Rozendaal en De Kort toe, maar ze hebben wel een belangrijke kanttekening. ‘Het vastgoedmanagement is bij veel gemeenten nog te versnipperd binnen de gemeentelijke organisatie. Uit ons onderzoek blijkt bovendien dat de focus van gemeenten nog veelal ligt op het technisch en operationeel gebouwbeheer. Het juridische, financiële beheer en het klantbeheer is nog aanzienlijk minder ontwikkeld. Daar zal de komende jaren ook meer aandacht voor moeten komen om zo het maatschappelijke vastgoed op een maatschappelijk verantwoorde manier te beheren.’
Aan de slag
Rozendaal en De Kort verwachten dat gemeenten de inzet van vastgoed steeds meer gaan zien als een sturingsinstrument om maatschappelijke doelstellingen te bereiken. Het is de gemeenten immers te doen om het faciliteren en in stand houden van maatschappelijke voorzieningen voor onderwijs, sporten en bewegen, welzijn en cultuur.
Voor gemeenten zijn deze maatschappelijke voorzieningen uiteraard cruciaal. Dat betekent dat de onderliggende informatie over de huisvesting van deze voorzieningen binnen de gemeente op orde moeten zijn. Maar uit onderzoek en uit de jarenlange praktijk van Rozendaal en De Kort blijkt dit bij de meeste kleine en middelgrote gemeenten nog nauwelijks of niet het geval. Al deze, nu nog verspreide data en documenten, bevatten noodzakelijke informatie die je bij elkaar moet zoeken en centraal moet beheren. Daarvoor zijn standaarden ontwikkeld door het Instituut VGM.
‘Om het maatschappelijk vastgoed op een maatschappelijk verantwoorde wijze te laten functioneren zullen we ook met de medewerkers aan de slag moeten’, stelt De Kort. ‘We zullen een plan moeten maken om de mensen beter te laten werken met de informatie, en dus zullen we ze moeten trainen en coachen.’
BELANGRIJKSTE CONCLUSIES Het LOVGM houdt gemeenten een spiegel voor en biedt een handreiking om tot verbetering te komen van het gemeentelijk vastgoedmanagement. Belangrijkste conclusies:
|