De afgelopen anderhalf jaar werkten vastgoedbeheerders en dataspecialisten van gemeenten massaal vanuit huis. Met de juiste softwareoplossingen blijkt dat prima te kunnen.
De overstap van werken op kantoor naar werken op de zolderkamer is Ilse Witvoet, beleidsmedewerker Vastgoed bij de gemeente Gorinchem, honderd procent meegevallen. ‘Die plotselinge overstap in het voorjaar van 2020 is rimpelloos verlopen.’
De gemeente Gorinchem werkt al langere tijd met het vastgoedbeheersysteem van Metafoor, VBSonline en stapte onlangs over naar de SaaS-omgeving. Dit houdt in dat VBSonline sindsdien op de servers van Metafoor draait.
Voor de beleidsmedewerkers van Gorinchem is er niet veel veranderd, maar de overstap naar de SaaS-omgeving zorgt er wel voor dat updates aan het systeem meteen worden doorgevoerd. Witvoet: ‘Dat is heel fijn, want voorheen kon het lang duren voordat deze updates werden doorgevoerd.’
Overal inloggen
Ook het feit dat Witvoet en haar collega’s nu overal kunnen inloggen ziet de beleidsmedewerker Vastgoed als een groot voordeel. ‘Ik kan met mijn laptop overal werken, ik zou zelfs op de Canarische Eilanden kunnen zitten en gewoon mijn werk doen.’
De volgende stap die de gemeente Gorinchem wil maken is het factureren via VBSonline. Dit heeft als voordeel dat VBSonline leidend is en er dus vanuit één systeem kan worden gefactureerd. Dit maakt de kans op fouten tijdens de facturatie vele malen kleiner.
Witvoet: ‘Ons werk wordt met dat soort koppelingen alleen maar makkelijker en overzichtelijker. Bovendien werken de cursusdagen die Metafoor biedt heel inspirerend. Zij weten natuurlijk precies hoe het systeem het beste gebruikt kan worden en zetten ons daarmee op het juiste spoor. En of we dan vanuit huis werken of op kantoor, dat maakt feitelijk niet veel meer uit.’
Rustiger en minder ruis
Ook Emiel Tybout, dataspecialist bij de directie Gemeentelijk Vastgoed van de gemeente Amsterdam, werkt al anderhalf jaar hoofdzakelijk vanuit huis. ‘Het werk is eigenlijk weinig veranderd sinds ik vanuit huis werk. Het is rustiger, er is minder ruis en daardoor heb ik meer tijd om langlopende zaken op te pakken die voorheen, in de waan van de dag, meestal bleven liggen.’
Wel is het volgens Tybout belangrijk dat er verbinding is en blijft tussen de verschillende afdelingen, directies en teams. ‘Daar zorgt assetmanager Robin Oldebeerlink, die we inhuren via Metafoor, onder andere voor.’ Oldebeerlink werkt samen met de dataspecialisten actief aan het verbeteren van het werkproces en de datakwaliteit.
Data steeds belangrijker
Tybout: ‘Data gaat een steeds belangrijkere rol spelen bij vastgoedbeheer, maar het beheer van deze data is bij veel gemeente nog een ondergeschoven kindje. In Amsterdam wordt er hard aan gewerkt om dat beter op orde te krijgen. We werken met verschillende systemen en het is belangrijk dat deze goed met elkaar kunnen communiceren. Daar zijn goede afspraken voor nodig. Robin is daar ingedoken. Hij heeft de betreffende systemen onder de loep genomen en gezorgd dat ze goed met elkaar communiceren. Daardoor kunnen we efficiënter werken en dat bespaart mensen een hoop tijd.’
Tybout verwacht dat er voorlopig nog vanuit huis gewerkt zal worden, al gaat hij sporadisch weer naar kantoor. ‘We gaan langzaam naar een hybride werkvorm waarbij we deels vanuit huis werken en deels op kantoor. Dat is, mede door de inbreng van ingehuurde assetmanagers zoals Robin, prima te doen. We moeten er alleen wel voor zorgen dat de kennis die hij de afgelopen twee jaar verzameld heeft, goed geborgd wordt in onze organisatie. Daar is gelukkig oog voor.’