Steeds meer zorginstellingen kiezen voor een regieorganisatie. Ook Zorgpartners Midden-Holland koos voor een centrale vastgoed-organisatie om het werk zo lean en mean mogelijk in te richten.
‘We voeren centraal regie en huren externe partijen in om de hele organisatie flexibeler en slanker te krijgen.’
De vastgoedafdeling Zorgpartners Midden-Holland is halverwege de transitie van een decentrale naar een centrale organisatie. Waar voorheen alles per locatie werd geregeld, wordt straks gewerkt vanuit één centrale organisatie volgens het ’eigenaar-gebruikers-principe’. Een enorme, maar door de veranderingen in zorgland en door nieuwe regelgeving van de overheid ook onontkoombare operatie. ‘Het is duidelijk dat we nu andere keuzes moeten maken en onze vastgoedorganisatie anders moeten inrichten’, stelt Bronia Vermaas, manager Vastgoed & Verhuur bij Zorgpartners Midden-Holland.
Vastgoedbeheer is volgens Vermaas een specialistische tak van sport. De vraag is in hoeverre een zorgorganisatie alle expertise op dit gebied in huis moet hebben. ‘Voorheen hadden we nog geen centrale vastgoedorganisatie, alle directeuren van onze locaties waren zelf verantwoordelijk voor het vastgoed’, vertelt Vermaas. ‘Door nieuwe regelgeving is het vastgoedbudget voortaan cliëntgebonden. Daarmee is de bezetting van het zorgvastgoed nu gebonden aan het budget en dus loop je op het vastgoed meer risico.’
De Raad van Bestuur van Zorgpartners Midden-Holland besloot het vastgoedmanagement te centraliseren om zo de regie meer in handen te krijgen. ‘We willen de kosten beheersen en tegelijkertijd onze panden zo goed mogelijk inzetten. Naast strategische keuzes voor de vastgoedportefeuille moeten we zorgen dat de processen zo efficiënt mogelijk ingericht worden, zodat dubbel werk en foutkansen zo veel mogelijk worden vermeden.’
Voordelen en risico’s
Werken vanuit een regieorganisatie heeft grote voordelen, maar er zijn volgens Vermaas ook risico’s aan verbonden. ‘Je moet voorkomen dat de continuïteit in gevaar komt. Een goede balans in je personeelsbezetting is daarbij van groot belang. Hoe sterk is je kernteam? En hoe regel je de flexibele schil daaromheen? Daar worstelen we momenteel nog een beetje mee. We willen toe naar een kernteam van vastgoedspecialisten met daaromheen een flexibele schil.’
Zorgpartners Midden-Holland bevindt zich nu ongeveer halverwege de transitie. Vermaas: ‘Ik streef ernaar dat de regieorganisatie in 2018 ingericht is. We worden daarmee een serviceorganisatie voor interne klanten (de zorglocaties) en externe klanten (de huurders van onze woningen) waarbij we vooral werken aan standaardisatie en automatisering. Daar zijn we al mee bezig, maar dat krijgt in 2018 nog meer gestalte.’
Strategisch vastgoedplan
De plannen rond het vastgoed van Zorgpartners Midden-Holland worden vastgelegd in een strategisch vastgoedplan voor vier jaar, dat elk jaar wordt bijgesteld. ‘Onze koers is helder en ligt vast, maar we kunnen jaarlijks wel bijsturen op detailniveau.’ Met een aantal vaste partners gaat de zorgorganisatie het onderhoud van het vastgoed uitvoeren. ‘Enerzijds hebben we resultaatgericht vastgoedonderhoud op vijf locaties. Daarbij leggen we de verantwoordelijkheid voor het vastgoed bij een consortium neer en voeren wij alleen de regie. Daarnaast hebben we bijvoorbeeld de E&W-portefeuille (Elektra en Water) opnieuw aanbesteed, samen met Roel Habraken van R-ffect. Hier hebben we gekozen voor een prestatiecontract, waardoor de verantwoordelijkheid voor het onderhoud van de E&W-installaties bij een externe partij komt te liggen.’
Ook voor het bouwkundige deel gaat de zorg-instelling samen met R-ffect dit najaar een raamovereenkomst maken met aannemers. ‘Daarmee hebben we dan de hele vastgoedportefeuille opnieuw aanbesteed. We zoeken hiervoor duidelijk naar partners die proactief meewerken en denken.’
Een belangrijke voorwaarde voor succes is volgens Vermaas ‘weten wat je wilt’. ‘De koers moet helder zijn.’ Ook de communicatie is heel belangrijk. ‘Zowel de interne communicatie als de communicatie met externe partners moet goed zijn. Met andere woorden: we kijken integraal naar de organisatie, want we moeten het sámen doen met onze klanten en partners.’
Zorgpartners midden-holland
Zorgpartners is een full service zorgorganisatie met een diversiteit aan woon- en zorgmogelijkheden in de regio Midden-Holland. De vastgoedportefeuille van Zorgpartners Midden-Holland bestaat uit vijftien zorglocaties waarin revalidatie, verzorgingshuis- en verpleeghuiszorg geboden wordt, elf wooncomplexen met totaal 542 huurwoningen waarin thuiszorg geleverd kan worden en drie kantoor/servicebureaulocaties. Het vastgoed bevindt zich in Gouda en omgeving (zes gemeenten). Ruim 90% van het zorgvastgoed is eigendom van Zorgpartners.