Moderne systemen zijn draadloos. Toegang wordt geregeld via een tag voor de huurder (of bijvoorbeeld voor de thuiszorg), maar ook via de mobiele telefoon van de huurder voor diegene die aanbelt
We spraken met Ron de Haas, opzichter dagelijks onderhoud bij Stadgenoot, over de toegangscontrole bij appartementencomplexen. Hoe is het nu geregeld, waar schort het aan en hoe kan het beter?
Hoe is de toegangscontrole in appartementencomplexen nu geregeld?
‘We hebben bij Stadgenoot nog veel oude intercomsystemen, dus alleen met een spraakgedeelte direct naar de bewoner. Je drukt op de bel, meldt je via de intercom bij de bewoner en die kan de deur al of niet openen. De oude systemen worden nu door ons vervangen door een videofoon. De huurder heeft dan naast geluid ook beeld van wie er voor de deur staat. Het zijn systemen met bedrading. De gemiddelde levensduur van dit type systemen is 15 jaar. Dat kunnen we vaak nog wel een paar jaar langer in de lucht houden als de kosten laag blijven, bijvoorbeeld als we alleen een beldrukker moeten vervangen. Maar systemen met bedrading zijn op de lange termijn kwetsbaar. Zodra de kosten stijgen, dan gaat er een nieuw systeem in. De huurder zelf krijgt bij beide systemen één of meerdere sleutels voor de algemene toegangsdeur, de ATD, en voor de eigen woning.’
Hoe werkt dat met zorg aan huis?
‘De zorg krijgt een sleutel voor de ATD en een sleutel voor de woning. Vaak wordt er ook gewerkt met een sleutelkluisje bij het gebouw, zodat de zorg zo toegang kan krijgen tot een woning waar een zorgbehoefte is. Voor elk appartementencomplex is er een sluitplan, waarbij de sleutel voor de algemene toegangsdeur en de sleutel voor de individuele woningen op elkaar afgestemd zijn. Verlies je een sleutel voor de woning, dan is die eenvoudig te vervangen binnen het sluitplan. We doen een nieuwe cilinder in het slot van de deur van de woning en de huurders krijgt nieuwe sleutels. Verlies je de sleutel voor de algemene toegangsdeur dan moet er een nieuw sluitplan komen. Dat kan in de papieren lopen. In het algemeen zijn sluitplannen niet waterdicht, omdat er veel sleutels in omloop zijn. Het is administratief lastig om goed overzicht te houden van alle sleutels die in omloop zijn. Daar zitten ook de risico’s om sluitplannen waterdicht te houden. Dat risico wordt nog groter als het patent op een sluitplan verloopt. Dan kan iedereen gemakkelijk sleutels namaken.’
Wat is de oplossing?
‘Een moderne oplossing is om te werken met een tag in plaats van een sleutel. Die tag heeft een nummer. Ben je tag 500 kwijt, dan kan je die in je online toegangscontrolesysteem verwijderen en een nieuwe tag aanmaken, met een nieuw nummer. Tijdelijke toegang is zo ook makkelijker te regelen, door de tag weer te deactiveren als toegang niet meer nodig of toegestaan is. Ook bij wisseling van huurders in een appartement is het eenvoudiger. Via de online portal deactiveer je de tag(s) van de oude huurder en alle daarmee verbonden tags van bijvoorbeeld de thuiszorg. Voor de nieuwe huurder activeer je nieuwe tag(s). Als er sprake is van zorg aan huis, dan krijgt die ook een nieuwe tag. Zo is er een effectieve toegangscontrole bij de wisseling van de huurder in een bepaald appartement van een appartementencomplex. Je bent ook af van het sleutelkluisje. Een ander voordeel van een tag is dat die het moment van toegang registreert. Dat kan handig zijn bij bijvoorbeeld een onderzoek om later vast te kunnen stellen wie wanneer toegang had tot het appartementencomplex.
Hoe werkt dat als er iemand aanbelt?
‘Moderne systemen zijn draadloos. Toegang wordt geregeld via een tag voor de huurder (of bijvoorbeeld voor de thuiszorg), maar ook via de mobiele telefoon van de huurder voor diegene die aanbelt. Dat werkt dan als een soort videofoon, maar dan direct via de mobiele telefoon. De wat oudere huurder heeft echter liever de sleutel, want dat kennen ze. Dat is puur uit onwetendheid. Ze denken: ‘Dat is modern en dat kan ik allemaal niet’. Je moet er dus wel even aandacht aan besteden. Jongere huurders zeggen: ‘Top, zeker als ik de tag ook op mijn mobiel kan zetten’. De mobiel zit als het ware verkleefd aan hun hand. Die hebben ze altijd bij zich. Groot voordeel van draadloze systemen is bovendien de lange levensduur. Ze gaan in principe mee tot de eerstvolgende renovatie van een appartementencomplex. In die tijd heb je al een aantal keer het systeem met bedrading vervangen. Ze zijn ook wat duurzamer, omdat ze minder aandacht nodig hebben en veel zaken op afstand zijn te regelen via software.’
Ga jullie bij renovatie van een appartementencomplex over op draadloos?
‘Dat is wel de wens. Je moet echter ook de bewoners overtuigen. Zeker als toegang via de mobiele telefoon gaat. Enerzijds blijven bewoners liever bij het oude, omdat ze bang zijn dat ze er niet mee om kunnen gaan. Anderzijds speelt ook de achterdocht tegen alles wat via de mobiele telefoon gaat. De vragen zijn dan al snel of het voor hun wel veilig is om het via de mobiele telefoon te laten lopen. In het ergste geval worden er complottheorieën bij gehaald. Het vergt dan wel aandacht en overredingskracht om de bewoners mee te krijgen. Als het echt niet anders kan is er een alternatief en dat is een huistelefoon, maar dan is er geen beeld van wie er voor de deur staat. Een andere mogelijkheid is een tablet ophangen op de plek van de vroegere binnenpost. Zo kan er ook draadloos worden gewerkt. Bij nieuwbouw is het een stuk eenvoudiger. De woningen worden gewoon zo afgeleverd.’
Ron de Haas: ‘Draadloze toegangssystemen passen binnen het grotere verhaal van digitalisering’
Zijn draadloze systemen de toekomst?
‘Draadloze toegangssystemen passen binnen het grotere verhaal van digitalisering. Sinds oktober 2020 zit veel bouw- en beheerinformatie omtrent de woning bij ons in Tobias. Je moet dan denken aan informatie over de cv-ketel, de keuken, de badkamer, bouwjaar en dergelijke, maar ook informatie omtrent de opdrachten die wij uitzetten bij aannemers en installateurs. Onze directeur komt van Schiphol en die is voorstander om alle informatie in kaart te brengen met BIM. Stel een huurder heeft een probleem met bijvoorbeeld een deur. Dan vraag je aan de huurder om even met de mobiel naar die deur te lopen en dan zie je welke deur het is. Je haalt uit BIM alle informatie omtrent die deur en kan het probleem oplossen. Je hoeft dan niet eerst bij de huurder langs om op te nemen wat voor soort deur het is, wat de maten zijn, of die linksdraaiend of rechtsdraaiend is en dergelijke. Als je het mij vraagt, is digitalisering de toekomst. Dat geldt ook voor toegangssystemen bij appartementencomplexen. Die worden allemaal draadloos. Dat maakt het ‘sleutelbeheer’ een stuk makkelijker en geeft de huurder veel flexibiliteit via de mobiele telefoon. Ben je niet thuis, dan nog kan je contact hebben met diegene die aanbelt en als het om pakje gaat dat afgeleverd moet worden, vragen of ze het bij de buren willen afgeven. Draadloze systemen gaan allemaal via software en zijn makkelijk op afstand in te stellen en te bedienen. Dat is wat mij betreft de toekomst.’