Eigenaren realiseren zich onvoldoende dat zij veel data bij leveranciers laten liggen en zo kansen laten liggen voor de energietransitie, het verhogen van het woongenot of het vergroten van het rendement.
De vastgoedbeheersoftware van Condor brengt beheer en onderhoud samen in één systeem waarin de eigenaar de regie heeft. Erik van Vessem, manager services: ‘Een integraal beheersysteem geeft inzicht in waar te verduurzamen, een DMJOP geeft je een plan om te verduurzamen.’
In de praktijk blijkt overzicht houden over een uitgebreide vastgoedportefeuille een flinke uitdaging, weet Erik van Vessem, manager services van Condor. ‘Het komt bijvoorbeeld voor dat panden uit beeld raken. Die worden (gedeeltelijk) niet verhuurd of onderhouden, maar kosten wel geld.’ Ook het up-to-date houden van MJOP’s is vaak een sluitpost. Daardoor worden werkzaamheden per abuis twee keer uitgevoerd of worden onderhoud of inspecties juist niet uitgevoerd omdat ze niet in de onderhoudsplanning zijn opgenomen. Dat kan op langere termijn tot onnodige kosten leiden.
‘Het op orde houden van de informatie is essentieel om stappen te zetten in de energietransitie’, stelt Van Vessem. ‘Als je niet weet waar je staat met je vastgoed, dan kun je moeilijk een koers bepalen of weten of je op de goede weg zit om je doel te behalen.’ Een vastgoedbeheersysteem geeft organisaties inzicht in wat ze hebben, wat de status ervan is en hoe en waarvoor het gebruikt wordt.
Condor bepleit een meer integrale benadering van vastgoedbeheer dan gebruikelijk is. Er wordt meestal vooral naar de verhuur- en opbrengstenkant gekeken, of naar de kostenkant van wettelijk verplicht onderhoud. ‘Die verschillende dimensies worden vaak afzonderlijk bekeken en aangepakt, er is geen samenhang. Daardoor weten eigenaren of beheerders niet waar ze staan als je naar het totaalplaatje kijkt.’
(D)MJOP
Ook bij de meeste MJOP’s (meerjarenonderhoudsplan) ligt de focus op het spreiden en minimaliseren van de onderhoudskosten en is er relatief weinig aandacht voor een integrale benadering van energiebesparing, veiligheid en onderhoudskosten. Van Vessem: ‘De grote uitdaging is: hoe krijg je die verschillende dimensies bij elkaar in zowel je vastgoedbeheer als je MJOP. Dat is waar wij aan werken.’ Elk MJOP zou volgens Van Vessem overigens duurzaam moeten zijn. ‘We hebben het wel vaak over een DMJOP, maar de D aan het begin is eigenlijk een onnodige toevoeging. Een niet-duurzaam meerjarenonderhoudsplan is geen optie, we weten dat het moet gebeuren.’
‘We hebben het vaak over een DMJOP, maar die D is eigenlijk een onnodige toevoeging’
Veel partijen hebben volgens hem een eenzijdig beeld van wat de energietransitie voor hen betekent. ‘Het is meer dan van het gas af of energie besparen. Uiteindelijk gaat het om het verlagen van onze voetafdruk. Dat heeft ook met het brandstofgebruik te maken, met hoe zuinig je bent, met het gebruik van materialen.’
Condor heeft workflows ontwikkeld om inspecties, keuringen en rapporten goed te laten verlopen en zorgt ervoor dat alle processen en vastgoeddata in één datamodel samenkomen. Vanuit alle dimensies kunnen die data worden opgeslagen, geraadpleegd en gerapporteerd. Dit systeem is geschikt voor zowel eigenaren als beheerders.
Een tastbaar voorbeeld is de jaarlijkse liftkeuring. Het systeem geeft de keuringsinstantie automatisch een seintje. Zij keuren de lift, voegen het certificaat toe aan het systeem en melden dat bij de eigenaar. Daar controleert iemand of het certificaat klopt en accepteert hem. ‘Je laat leveranciers voor je werken in jouw systeem in jouw data, in plaats van dat je bijvoorbeeld een certificaat of een Energielabel krijgt toegestuurd dat je aan een gebouw moet hangen’, vertelt Erik van Vessem, manager services. ‘Vaak is die informatie ook moeilijk te ontsluiten. Dat werkt niet als je duizenden woningen of kantoorpanden hebt.’ Ook onderhoudswerkzaamheden worden vanuit dit systeem aangestuurd en verwerkt. ‘Er worden werk-orders gemaakt, aannemers kunnen het uitvoeren, als het uitgevoerd is, wordt het gereed gemeld zodat je ook kunt zien wát er is uitgevoerd.’
Eigenaren realiseren zich volgens Van Vessem onvoldoende dat zij veel data, ‘het nieuwe goud’, bij leveranciers laten liggen en daarmee veel kansen laten liggen voor de energietransitie, het verhogen van het woongenot of het vergroten van het rendement. Commerciële beheerpartijen die vastgoed beheren voor grote beleggers investeren doorgaans beperkt in de kwaliteit van data. De portefeuille kan immers volgend jaar bij een andere beheerder worden neergelegd en dan ligt alles wat zij hebben geinvesteerd bij de concurrent.
Regie
‘Vastgoedeigenaren moeten de regie houden over hun eigen vastgoeddata in een integraal beheersysteem dat gekoppeld is aan een MJOP’, vindt Van Vessem. De uitvoering kan wel uitbesteed worden. De eigenaar stelt de data ter beschikking aan derden. ‘We maken het voor de eigenaar zo gemakkelijk mogelijk – de data zijn van de eigenaar, de verantwoordelijkheid ligt bij de eigenaar – en wij faciliteren dat die eigenaar de uitvoering kan uitbesteden.’
Eigenaren/beleggers die beheer en onderhoud helemaal uitbesteden in het kader van ontzorging raken ook een stukje regie kwijt. Uiteindelijk is niet de beheerder maar de eigenaar verantwoordelijk voor de wettelijke kant van het hebben van vastgoed: de veiligheid, de omgevingsvergunning, het doorvoeren van energiebesparingsmaatregelen of het aanvragen van een energielabel.
‘Met zo’n datasysteem kun je de dimensie energie, dus het werk aan je doelstellingen voor de energietransitie, ook halen. Want laten we eerlijk zijn, als een vastgoedinvesteerder niet kan verdienen op zijn vastgoed, dan gaat hij ook niet investeren in duurzaamheid. Als je het niet integraal bekijkt, zie je maar een beperkt stukje van de film en zie je de voordelen van verduurzamen niet.’