De gemeente Maastricht stapte vorig jaar over naar een nieuw systeem voor het beheer van de vastgoedportefeuille. Momenteel opereert de gemeente volledig vanuit dit nieuwe systeem wat betreft het beheer van maatschappelijke gebouwen en gronden. De medewerkers van de gemeente werken dagelijks met het systeem. Wij interviewden Tanja van Schendel over het gebruik en de overstap.
Team Vastgoed gemeente Maastricht
Binnen de gemeente Maastricht is Team Vastgoed opgedeeld in drie clusters, waarvan twee clusters met het vastgoedbeheersysteem werken. Het cluster ‘Beheer en Exploitatie’ houdt zich bezig met het beheer van de gemeentelijke vastgoedportefeuille. In totaal bevat de portefeuille 289 gebouwen zoals maatschappelijk vastgoed, eigen huisvesting en kantoren en winkels. Daarnaast zijn er 940 objecten (onbebouwde grond) die ook beheerd worden. Denk hierbij aan pachtgronden, sportterreinen, bedrijventerreinen en volkstuinen. Het cluster ‘Planeconomie, Verwerving, Uitgifte, Contracten en Beleid’ registreert tevens alle aan- en verkopen en koop-/verkoopovereenkomsten in VBSonline, denk hierbij aan intentie- en anterieure overeenkomsten. In totaal werken vijftien medewerkers van de gemeente met het vastgoedbeheersysteem.
De overstap
Voordat de gemeente Maastricht overstapte, maakte de gemeente gebruik van andere vastgoedbeheersoftware. Toen dit softwarebedrijf aangaf er mee te gaan stoppen, startte de gemeente een marktonderzoek naar een nieuw systeem. Tijdens dit onderzoek heeft de gemeente contact gehad met andere gemeenten en verschillende softwaresystemen bekeken. Uiteindelijk zijn vijf partijen uitgenodigd voor de aanbesteding voor een nieuw vastgoedbeheersysteem.
De conversie van het oorspronkelijke naar het nieuwe systeem is erg goed verlopen. Er is gestart met de objecten die de gemeente verhuurt, begin dit jaar stonden deze objecten in het systeem. Omdat verwerving en uitgifte een hele andere tak van sport betreft, zijn deze objecten later toegevoegd. Om alle objecten aan de hand van de wensen van de gemeente toe te kunnen voegen, zijn kleine aanpassingen gedaan binnen het nieuwe systeem. Nu staan alle objecten er in.
Factureren vanuit het vastgoedbeheersysteem
Om vanuit het vastgoedbeheersysteem te factureren, wordt een csv-bestand naar het gemeentelijke facturatiesysteem verstuurd. Tanja geeft aan dat dit voor nu de beste manier is, zodat ze controle houden over de facturatie. Wellicht wordt het facturatiesysteem in de toekomst daadwerkelijk met het vastgoedbeheersysteem gekoppeld, om het geheel te automatiseren.
De voordelen van het nieuwe systeem
Ten opzichte van het vorige is het nieuwe systeem veel gebruiksvriendelijker, toegankelijker en logischer opgebouwd, aldus Tanja van Schendel. Ook collega’s die niet dagelijks met het systeem werken, kunnen erg goed uit de voeten met de software. Dit is een groot voordeel ten opzichte van het vorige systeem. Het vorige systeem bevatte heel veel tabbladen en dus stappen. Bij de invoer van een object dienden alle zes stappen te worden doorlopen. In het nieuwe systeem dient de invoerder drie stappen te doorlopen. Dit scheelt veel tijd en voorkomt het maken van fouten.
Tanja van Schendel, Gemeente Maastricht: ‘Ik zou het systeem zeker aanbevelen bij andere gemeenten. Je hebt alle benodigde gegevens altijd bij de hand: hoeveelheid bebouwde grond, hoeveelheid onbebouwde grond, soorten contracten, hoeveelheid woningen. Daarnaast staan alle gegevens en documenten van objecten bij elkaar in het systeem. In één klik heb je alle benodigde gegevens gevonden, zoals wie de huurder is en wat hij betaalt. Heel overzichtelijk en gemakkelijk.’
Gemeente Maastricht erg tevreden met het nieuwe vastgoedbeheersysteem
Als medewerkers van de gemeente Maastricht problemen ondervinden met het nieuwe vastgoedbeheersysteem, verloopt het contact via Tanja. Tanja geeft aan heel positief te zijn over de support. Er wordt snel gereageerd op vragen en meestal wordt direct een oplossing geboden. Vooral op de dagen waarop de gemeente factureert, vindt Tanja het erg fijn dat zaken direct worden opgepakt en eventuele problemen direct worden verholpen.
Het vastgoedbeheersysteem waar de gemeente Maastricht naar is overgestapt is VBSonline van Metafoor Vastgoed en Software. Meer weten over de mogelijkheden? Klik dan hier.
___
Tanja van Schendel werkt al sinds 2003 bij de gemeente Maastricht, momenteel als Administratief Medewerker Vastgoed. Binnen deze functie verhuurt Tanja onder andere onbebouwde grond, bedrijventerreinen in erfpacht en erfpachtappartementen. Naast deze taken is ze ook verantwoordelijk voor het functioneel beheer van het vastgoedbeheersysteem.