Gemeentelijk vastgoed gemeente Goeree-Overflakkee op orde in 4 stappen

| Door IVVD

De gemeente Goeree-Overflakkee is druk bezig met het op orde brengen van het gemeentelijk vastgoedbeheer. De gemeente is in 2015 gestart met het inventariseren van het gemeentelijk vastgoed, waarna ze de in kaart gebrachte eigendommen hebben geanalyseerd. Nu is het een kwestie van optimaliseren. Op weg naar nog professioneler vastgoedbeheer!

V.l.n.r.: Bart Sikkes, juridisch adviseur bij Metafoor Vastgoed en Software en van de Gemeente Goeree-Overflakkee Petra Campfens, medewerker verhuur vastgoed, Romina Wagemakers, juridisch medewerker vastgoed, Arie de Jong, programmamanager vastgoed, Jan de Geus, teamleider vastgoed.

Inventariseren gemeentelijk vastgoed
Bij het op orde brengen van gemeentelijk vastgoed is het zaak eerst inzichtelijk te krijgen wat een gemeente in beheer heeft. Denk hierbij aan eigendommen (zakelijke rechten, gebouwen en gronden), gebruikers, contracten, beleid, financiële administratie, systemen en rollen in de organisatie.

Voor het in kaart brengen van het vastgoed, de gebruikers van het vastgoed en bijbehorende contracten is in 2015 een vastgoedbeheersysteem aangeschaft door de gemeente Oostflakkee. Na de fusie van de gemeenten Goedereede, Dirksland, Middelharnis en Oostflakkee naar de gemeente Goeree-Overflakkee in 2013, besloot de gemeente door te gaan met het beheren van vastgoed in het systeem. In het vastgoedbeheersysteem zijn de panden en relaties geregistreerd en gekoppeld middels bestaande contracten. Het was een grote klus om al het vastgoed van de vier gemeenten in het systeem in te voeren. In principe waren alle contracten die in rekening gebracht werden bij de relaties in beeld. Situaties waar afspraken waren gemaakt, zonder dat daar een tegenprestatie tegenover stond, zoals bij ingebruikgeving, waren niet inzichtelijk.

In deze fase zijn naast de gemeentelijke panden ook de gemeentelijke gronden in kaart gebracht. Tijdens deze inventarisatie zijn circa 23.000 percelen geïnventariseerd.

Analyseren eigendommen en gronden
Tijdens de tweede fase van het op orde brengen van het gemeentelijk vastgoed werd alles wat in de eerste fase was geïnventariseerd, geanalyseerd op juistheid en volledigheid. In het vastgoedbeheersysteem wordt nu een kaart getoond, waarin op ieder perceel kan worden geklikt voor meer informatie: Is er een huurovereenkomst? Wat is de huur? Welke verhuurtekeningen horen er bij het perceel? Welke adviezen of besluiten horen er bij het perceel? Ook kan men het adres van een perceel intoetsen waarna direct al deze gegevens verschijnen. Nog steeds komen er in het vastgoedbeheersysteem zaken bij bijvoorbeeld ingebruikgeving aan het licht, maar over het algemeen staan nu alle gebouwen, gronden en contracten in het systeem.

Ook is in deze fase het grondgebruik geanalyseerd. Er kwamen zo’n 900 gevallen van oneigenlijk gebruik aan het licht. Naar aanleiding van de inventarisatie van oneigenlijk grondgebruik is de gemeente gestart met het opstellen van een plan voor de daadwerkelijke aanpak van het oneigenlijk grondgebruik. Tijdens dit proces is de lijst met percelen waar sprake was van oneigenlijk grondgebruik besproken met de medewerkers van de buitendienst. Bepaalde mondelinge en schriftelijke afspraken over het gebruik van de grond kwamen aan het licht, waardoor bepaalde percelen van de lijst geschrapt konden worden. Ook zijn er nieuwe gevallen van oneigenlijk grondgebruik aan het licht gekomen. De gemeente heeft nu inzichtelijk welke percelen te koop of te huur kunnen worden aangeboden.

Optimaliseren
Tijdens de derde fase wordt de vastgoedportefeuille van de gemeente daadwerkelijk op orde gebracht. De gemeente bevindt zich nog in deze fase. Er zijn al wel verschillende stappen genomen. De facturatie gaat bijvoorbeeld volledig vanuit het vastgoedbeheersysteem. Eerder was de kans op fouten bij het factureren erg groot, aangezien de facturatie via verschillende afdelingen liep. Door middel van de financiële koppeling is de kans op fouten nihil, aangezien er vanuit één systeem wordt gefactureerd. Door de koppeling met het GBA is de vastgoedafdeling van de gemeente direct op de hoogte van mutaties in het adressenbestand bij bijvoorbeeld verhuizingen en in het geval van overlijden.

Het plan van aanpak dat in de tweede fase is opgesteld door de gemeente voor het op orde brengen van oneigenlijk grondgebruik, zal later in deze fase worden uitgevoerd. Inmiddels is besloten om de grotere percelen aan te schrijven die een grote kans hebben op verlies door verjaring. Tijdens deze fase zullen ook nieuwe huurovereenkomsten worden gesloten met bewoners die grond in gebruik hebben.

Externe hulp bij het op orde brengen van het gemeentelijk vastgoed
De gemeente Goeree-Overflakkee heeft gebruik gemaakt van externe hulp op verschillende vlakken bij het op orde brengen van het gemeentelijk vastgoed. Metafoor Vastgoed en Software heeft veel voor de gemeente kunnen betekenen in deze periode. Zo maakt de gemeente gebruik van vastgoedbeheersysteem VBSonline en van SnippergroenOnline voor het registreren van taken rondom de aanpak van oneigenlijk grondgebruik.

Ook heeft Metafoor de inventarisatie van oneigenlijk grondgebruik uitgevoerd en hebben verschillende medewerkers diverse werkzaamheden op zich genomen voor de gemeente in de functie van Vastgoedadviseur en Juridisch Medewerker Vastgoed. Daarnaast heeft de gemeente de incompany Basiscursus Vastgoed en Grondzaken gevolgd. Niet alleen de afdeling Vastgoed, maar ook de afdelingen Gebouwenbeheer, Onderwijs Huisvesting en Technisch Beheer namen deel aan de cursus. Jan de Geus (Teamleider Vastgoed): “Ook al hebben sommigen maar van 10% van de cursusinhoud profijt, dan is dat toch weer 10%”. De gemeente Goeree-Overflakkee heeft de training als zeer leerzaam ervaren. Vooral de laatste ontwikkelingen met betrekking tot verjaring waren erg leerzaam en ze hebben de verjaringsbrieven dan ook direct kunnen aanpassen.

Kan uw gemeente ook ondersteuning gebruiken bij het op orde brengen van het vastgoed? De Vastgoedladder van Metafoor biedt de oplossing. In 4 overzichtelijke stappen krijgt uw gemeente de regie van vastgoedbeheer volledig in handen. Metafoor helpt u graag.