“Een gemeenschappelijke vastgoedtaal helpt gemeenten om intern en extern te kunnen vergelijken, maar ook om bewuste keuzes te maken”
De Benchmark Gemeentelijk Vastgoed maakt vanaf dit jaar niet alleen een vergelijking tussen gemeenten op een aantal KPI’s, maar duikt dieper in de benchmarkgegevens. Hierdoor krijgen deelnemende gemeenten beter inzicht in de onderliggende oorzaken van hun prestaties.
De afgelopen jaren is er met de Benchmark Gemeentelijk Vastgoed een flinke slag gemaakt in de standaardisatie van definities en begrippen. Een gemeenschappelijke vastgoedtaal helpt gemeenten om intern en extern te kunnen vergelijken, maar ook om bewuste keuzes te maken. ‘Als de kwaliteit van de data en de managementinformatie niet goed is, kun je daar lastig op sturen’, zegt Sander de Clerck, senior consultant van Republiq. ‘Het hanteren van duidelijke definities helpt gemeenten beter inzicht te krijgen in de prestaties van hun portefeuille.’
‘Als de kwaliteit van de data en de managementinformatie niet goed is, kun je daar lastig op sturen’
De Benchmark heeft een codeboek waarin alle gehanteerde definities worden omschreven. Ook voor niet-deelnemers is het codeboek volgens De Clerck interessant. ‘We merken dat gemeenten het codeboek gebruiken om hun administraties gestructureerd in te richten volgens de sectorstandaard van de Benchmark Gemeentelijk Vastgoed.’ Zo geeft het codeboek onder meer duidelijkheid over de demarcatie van een gebouw. ‘We merken dat binnen gemeenten vaak discussie bestaat over het aantal gebouwen doordat er verschillende definities gehanteerd worden. Denk bijvoorbeeld aan een oud monumentaal gemeentehuis waar een nieuwe vleugel is aangebouwd. Is dat nou één gebouw of zijn dat twee gebouwen? Het is belangrijk dat daar overeenstemming over is en iedereen dezelfde definities hanteert. Dat helpt in de interne communicatie en maakt ook rapporteren aan het college en de gemeenteraad gemakkelijker.’
Gebouwniveau
Sinds dit jaar is het voor gemeenten mogelijk diep door te graven in de benchmarkdata. Eerder liet de benchmark zien hoe gemeenten op verschillende KPI’s scoorden ten opzichte van elkaar en hoe zich dat in de loop der jaren heeft ontwikkeld. Nu is ook inzichtelijk waar die ontwikkeling vandaan komt. ‘Als de uitgaven aan onderhoud bijvoorbeeld gestegen zijn, wil je weten waar die stijging vandaan komt’, verduidelijkt De Clerck. ‘Het is belangrijk dat gemeenten hun uitgaven kunnen verklaren zodat de keuzes die ze maken ook bewuste keuzes zijn. We ontsluiten de data in online-dashboards. Gebruikers kunnen doorklikken op zaken die opvallen en telkens een niveau dieper duiken, tot het niveau van een afzonderlijk gebouw of contract.’
Op portefeuilleniveau wordt de prestatie op een aantal thema’s in beeld gebracht en vergeleken met andere gemeenten. Per thema is het mogelijk een uitsplitsing te maken naar deelportefeuilles en gebruiksdoelen. Vervolgens is het mogelijk om tot gebouw- of contractniveau af te dalen. Daardoor wordt het mogelijk om verklaringen voor prestaties op portefeuille- of deelportefeuilleniveau te vinden. Data kunnen daarbij jaar-op-jaar met elkaar vergeleken worden op de verschillende niveaus.
Datakwaliteit
Door de meer gedetailleerde aanpak krijgen gemeenten ook beter inzicht in de kwaliteit van de aangeleverde data. Zo wordt in één oogopslag duidelijk voor welke gebouwen en contracten de data niet compleet of niet op orde zijn. Door slimme algoritmes, validatie met open databronnen en vergelijkingen met voorgaande jaren krijgen gemeenten inzicht in de kwaliteit van de aangeleverde data. De groei die een gemeente doormaakt krijgt ook een plek in de benchmark. ‘Het resultaat van de energie die deelnemers steken in het verbeteren van de datakwaliteit brengen we expliciet in beeld. Dat helpt om de positieve energie te behouden en te blijven werken aan het verbeteren van de datakwaliteit’, aldus De Clerck. ‘Je data goed op orde hebben is natuurlijk elementair voor het maken van de juiste keuzes. Het is erger als je stuurt op foutieve data dan als data ontbreken. Data-kwaliteit blijft voor de komende jaren dan ook een belangrijk thema.’
Uit de evaluatiegesprekken met de deelnemende gemeenten valt op dat er, ondanks de slagen die het afgelopen jaar zijn gemaakt, nog veel ruimte is voor verdere standaardisatie en verbetering van de datakwaliteit. ‘We hebben dit jaar bijvoorbeeld het energiegebruik uitgevraagd’, vertelt De Clerck. ‘Daarvan hebben we slechts 30 tot 40 procent aangeleverd gekregen. De meeste gemeenten hebben het energiegebruik nog niet voor hun hele portefeuille in beeld. Dat komt ook doordat zij niet altijd zelf de contractant zijn van de energierekening, daardoor heeft de gemeente de gebruiksgegevens niet.’ Om de sector de komende jaren verder te professionaliseren besteedt de Benchmark Gemeentelijk Vastgoed ook in 2022 weer veel aandacht aan definities, begrippen en standaardisatie.
Een bijdrage leveren? Of kennismaken met de Benchmark Gemeentelijk Vastgoed? Neem contact op met sander@benchmarkgemeentelijkvastgoed.nl en krijg toegang tot de gratis demo-module. Hierin is op basis van open data voor elke gemeente een aantal thema’s in kaart gebracht.
Benchmark Gemeentelijk vastgoed
De Benchmark Gemeentelijk Vastgoed geeft inzicht in de vastgoedprestaties van twintig (veelal) grote gemeenten verspreid door het land. Het is een samenwerking van TIAS School for Business & Society en Republiq. In de benchmarkportefeuille zijn de gegevens van bijna 7,5 duizend gebouwen verzameld. Samen vertegenwoordigen zij een WOZ-waarde van ruim 9 miljard euro.