Inzicht in de exploitatiekosten van gebouwen is essentieel voor vastgoedbeheerders. Het geeft houvast bij het opstellen van een (D)MJOP en grip op de kosten.
Om de exploitatie en de financiële sturing van maatschappelijk vastgoed te optimaliseren is het belangrijk dat vastgoedafdelingen inzicht hebben in de opbouw van de exploitatiekosten. Met kengetallen en een juiste meerjaren onderhoudsplanning (MJOP) kan immers op het budget van het onderhoud gestuurd worden. De stap van een MJOP naar een duurzaam MJOP is daarmee bovendien een stuk eenvoudiger te maken.
Het verduurzamen en gezond maken van maatschappelijk vastgoed staat bij veel vastgoedafdelingen hoog op de agenda. Tegelijktijdig hebben vastgoedbeheerders de taak om, waar mogelijk, de exploitatie- en onderhoudskosten te reduceren. Volgens vastgoedadviseur Sander Koëter is het echter een misverstand dat door verduurzamen een reductie van exploitatie- en onderhoudskosten bereikt kan worden. “Het verduurzamen van de hele vastgoed portefeuille leidt tot een verhoging van de exploitatiekosten voor de verhuurder van 15 tot 20 %, met name op het gebied van installaties. En dat is zeker niet altijd terug te verdienen door de verhuurder met een verhoging van de huurprijs. Het is daarom extra belangrijk dat het proces goed wordt ingericht, dat voorkomt onnodige faalkosten.”
Inzicht in de exploitatiekosten van de hele vastgoedportefeuille, daar begint het mee. Tijdens de workshop Exploitatiekosten Maatschappelijk Vastgoed van het IVVD krijgen deelnemers dan ook inzicht in alle gegevens die nodig zijn om de exploitatiekosten van maatschappelijk vastgoed beter te kunnen inschatten. Ook krijgen ze inzicht in de investeringscyclus en de impact die dit heeft op de gebouwen.
Koëter Vastgoed Adviseurs
Volgens Koëter, die de workshop samen met Marjoleine van Schaik-Koëter verzorgt, is het voor vastgoedbeheerders zaak om altijd eerst een goede analyse van het vastgoed te maken. “Dat geeft een goed beeld van je totale portefeuille en wat de mogelijkheden zijn. Pas daarna ga je een onderhoudsplan opstellen.” Voor het maken van z’n analyse maakt Koëter gebruik van de Real Estate Valuator (REV®). Met deze softwaretool en de door hen ontwikkelde application programming interface (API) is snel en efficiënt een prognose te maken van de exploitatiekosten met en zonder verduurzaming. “Binnen een half uurtje kan de software diverse analyses maken van meer dan duizend gebouwen. Hierdoor kan de assetmanager vooraf de verschillende scenario’s bestuderen en een weloverwogen keuze maken. Een echt top-down benadering dus.”
Tijdens de workshop wordt ook gebruik gemaakt van de Vastgoed Taxatiewijzer Exploitatiekosten Maatschappelijk Vastgoed. Op basis van de categorie en het type gebouw kunnen de exploitatiekosten hiermee worden opgesplitst in bouwkundig, installaties en beschouwingsperiode. “Deze taxatiewijzer geeft de gebruiker objectieve kengetallen en handvatten om de exploitatiekosten, herstelkosten, verbeterkosten én de kosten voor verduurzaming objectief te kunnen bepalen. Het is daarmee zelfs de norm voor benchmarks geworden in Nederland.”
Als vastgoedbeheerders eenmaal een goed beeld hebben van de exploitatiekosten is het volgens Koëter redelijk eenvoudig om de stap van een MJOP naar een DMJOP te maken. “Een DMJOP is een MJOP aangevuld met duurzaamheidsmaatregelen. Meestal zijn dat de Erkende Maatregelen uit het Activiteitenbesluit. Als de lat hoger ligt kunnen daaraan ook nog de maatregelen uit het maatwerkadvies worden toegevoegd. Maar ook hierbij is het logistieke proces weer essentieel.”
Voor veel gemeenten is het bij verduurzamingsprojecten nog een hele uitdaging om tot kostprijsdekkende huur te komen. Ook daar wordt aandacht aan besteed tijdens de workshop. “Verduurzaming leidt nu eenmaal tot te hoge huren en dat compenseren gemeenten vervolgens met subsidies”, stelt Koëter. “Het is daarom belangrijk om met een goede REV-analyse de discussie voor te zijn. Met een dergelijke analyse kunnen vastgoedafdelingen een gewogen advies bij de raad neerleggen.”
Marjoleine van Schaik-Koëter: “Met een goed onderbouwd MJOP of DMJOP kun je heel simpel aantonen wat wanneer uitgevoerd moet worden en waarom bepaald onderhoud beter doorgeschoven kan worden. Bovendien moet je een MJOP ook bijna één op één kunnen gebruiken voor het opstellen van het prijzenblad bij een Europese aanbesteding.”
Het begint echter allemaal met het verzamelen en analyseren van alle beschikbare data. “Er is een groeiend tekort aan technische mensen. We zullen zaken daarom anders moeten aanpakken”, stelt Sander Koëter. “Door te automatiseren en structureren kun we met betere data nog meer doen en krijgen we nog beter zicht én grip op alle exploitatiekosten.”