De vastgoedafdeling van de gemeente Zeist werkt onder leiding van Martin Lekkerkerker aan de doorontwikkeling van de vastgoedorganisatie. Een langdurig en ingrijpend proces waarbij de expertise van externe partners niet wordt geschuwd. ‘Door expertise in te huren til je de organisatie naar een hoger niveau’, stelt Lekkerkerker. ‘Maar, je moet wel eerst grip hebben voor je los kunt laten! En niet loslaten omdat je geen grip hebt.’
Toen Martin Lekkerkerker ruim tweeëneenhalf jaar geleden begon als vastgoedmanager bij de gemeente Zeist, kende de vastgoedafdeling nog geen portefeuillebeheerders of accountmanagers. Het technisch beheer was prima in orde, maar de vastgoedafdeling miste in zijn ogen het echte contact met de beleidsmakers van de gemeente. De afdeling kon daardoor moeilijk het verschil maken. Aan Lekkerkerker was de taak om een nieuwe gemeentelijke vastgoedorganisatie te ontwikkelen en te komen met een strategisch personeelsplan.
De eerste vraag die Lekkerkerker zich stelde was: Wat zijn onze kerntaken? Oftewel, wat moet de vastgoedafdeling in eigen hand houden en waarvoor kunnen we beter expertise van buiten inhuren? ‘Mijn uitdaging was vooral om te kijken hoe we het portefeuillebeheer moesten vormgeven. Hoe we echt de verbinding konden maken met de beleidsvelden en hoe wij de technische en juridische kant vorm moesten geven. Vervolgens ga je kijken waar nog kansen liggen en hoe je het meest effectief en efficiënt met het vastgoed om kunt gaan. Dan kijk je een stuk breder dan enkel naar het technisch beheer.’
Expertise van buitenaf
De vastgoedafdeling in Zeist werkt nu vanuit de driehoek: portefeuillemanagement, technisch beheer en de benodigde juridische expertise. ‘Elke portefeuillemanager werkt samen met een technisch beheerder en een jurist. Er is nog even gedacht dat een aantal van deze rollen gecombineerd kunnen worden in één persoon, maar dat werkt niet altijd goed. Je hebt tegenkracht en elkaars expertise gewoon nodig. Bij ontwikkelingen, verbouw of nieuwbouw binnen een portefeuille is ondersteuning van eigen projectleiders georganiseerd, maar waar nodig huren we ook op tijdelijke basis expertise in van buitenaf. Daardoor presteren we net wat beter en til je de organisatie naar een hoger niveau. Zo haal je dubbele winst: je hebt op korte termijn een oplossing voor de vraag die binnen je organisatie speelt en de externe expert kan je team tijdens het proces verder helpen met de professionaliseringsslag.’
De meerwaarde van samenwerking
‘De samenwerking die wij hebben met Metafoor is interessant’, vindt Lekkerkerker. ‘We hebben echt een goede match kunnen maken met Metafoor vanuit onze vraag. In de samenwerking met Metafoor zit voor ons namelijk ook duidelijk een leerproces. Zij helpen ons om stappen te zetten in de professionalisering van de vastgoedafdeling. Dat helpt onze mensen weer verder.’
Peter Broer, vastgoedadviseur en accountmanager bij Metafoor Vastgoed en Software: ‘Voor ons is het vervolgens de kunst om de balans te houden. We helpen een organisatie tijdelijk vooruit, maar moeten een project op het juiste moment ook weer teruggeven. Sinds 1995 adviseren we gemeenten in Nederland al rondom vastgoed- en grondzaken. We hebben in al die jaren geleerd wanneer we zaken weer los moeten laten en overdragen aan de gemeente.’
Verbinden van beleidsvelden
Volgens Broer heeft de vastgoedafdeling in Zeist de zaken al heel aardig op orde. ‘Ze hebben het vastgoedmanagement goed gecentraliseerd zodat het los staat van alle beleidsvelden. Ze hebben de eigenaarsrol en de gebruikersrol bewust uit elkaar gehaald en kijken met een zakelijke bril naar de gebouwen. Dat is heel belangrijk. En ze weten goed wat ze zelf in huis willen hebben en wat ze aan expertise inhuren. Dan heb je het als organisatie goed op orde.’
Voor Lekkerkerker en zijn collega’s is het vooral de vraag hoe de vastgoedafdeling het verschil kan maken. ‘Daarvoor moet de kern van de vastgoedafdeling echt in de haarvaten van de gemeentelijke organisatie zitten’, denkt Lekkerkerker. ‘Als de vastgoedafdeling de gemeente niet goed kent, dan ga je plat technisch beheren en heb je weinig toegevoegde waarde. Wij willen echt een verbinder zijn tussen de verschillende beleidsvelden, proactief meedenken en kijken waar de kansen liggen. Zo kunnen we het vastgoedperspectief borgen binnen de beleidsvelden van de gemeente.’
Broer: ‘Bij veel gemeenten wordt nog te veel met enkel de maatschappelijke vastgoedbril op naar de gebouwen gekeken. Ik mis nog vaak de schakel van de accountmanager, iemand die “buiten” rondloopt en contact met de huurders houdt. Zeist vormt daarop een goede uitzondering. Hier steken ze serieus tijd in het contact met de gebruikers van het vastgoed en daar is zoveel te winnen.’
De maatschappelijke opgaven
‘Je moet als gemeentelijke vastgoedorganisatie heel duidelijk op twee aspecten focussen’, stelt Lekkerkerker. ‘De maatschappelijke kant én de zakelijke kant. De prestaties van je gebouwen, zowel technisch als financieel, zijn belangrijk, maar je moet ook de verbinding met de maatschappelijke opgaven van de gemeente niet uit het oog verliezen. Daarvoor moet je tijd vrij durven maken om in contact te komen met de burgers en te kijken wat er speelt. Indirect levert dat zó veel meerwaarde op.’
Volgens Lekkerkerker is vastgoedsturing bij gemeenten een continu leerproces waarbij externe expertise zoals dat van Metafoor een belangrijke toegevoegde waarde biedt. ‘Samen kun je de boel scherp houden. Maar dan moet je als organisatie wel goed in het oog hebben wat je nodig hebt, wat structureel is en wat tijdelijk. Daarbij overstijgt de dynamiek en kwaliteit van een partij als Metafoor in sommige kwesties onze kwaliteit. Dan moet je daar uiteraard gebruik van durven maken.’