Maak doelen concreet en meetbaar

| Door IVVD

Gemeenten willen grip hebben op het gemeentelijk vastgoedbeleid. Toch blijkt dit in veel gevallen lastig te realiseren. Waar ligt dat aan en hoe kunnen gemeentelijke vastgoedafdelingen beter functioneren? Onderzoek van Rekenkamers moet hier antwoord op geven. Ook de Utrechtse Rekenkamer dook onlangs de politieke stukken in en kwam met enkele interessante aanbevelingen.

‘Wat zijn de kerndoelen met het gemeentelijk vastgoed? Die moeten helder gesteld worden. Daarmee begint goed vastgoedbeleid.’ Aan het woord is Peter van den Berg, voorzitter van de Utrechtse Rekenkamer. De Rekenkamer Utrecht verrichtte tussen januari en mei 2018 onderzoek naar het vastgoedbeleid van de gemeente Utrecht. ‘De gemeenteraad had bij ons aangegeven veel moeite te hebben om grip te krijgen op het vastgoedbeleid. De raadsleden kregen informatie op allerlei verschillende momenten en konden met de aangeleverde informatie slecht beoordelen of de gestelde beleidsdoelen werden gehaald. Kortom, de informatievoorziening aan de raad moest duidelijk verbeteren.’

Uit het onderzoek dat de Utrechtse Rekenkamer in enkele maanden tijd verrichtte, kwam het door de raad geschetste beeld sterk naar voren. Een groot struikelblok bleek de veelheid aan gestelde doelen. ‘Er worden ontzettend veel doelen gesteld aan het vastgoed. Enerzijds door het college in de programmabegroting, maar ook in allerlei andere politieke stukken staan doelen vermeld. Deze veelheid aan doelen maakt het voor de vastgoedafdeling moeilijk om de juiste informatie te verschaffen over die doelen.’

De Utrechtse Rekenkamer nam in het onderzoek slechts een deel van het gemeentelijk vastgoedbeleid onder de loep. ‘Het gemeentelijk vastgoed is zo breed en beslaat zoveel terreinen, dat wij ons in het onderzoek hebben beperkt tot het “programma vastgoed” met daarin ongeveer de helft van de gemeentelijke vastgoedobjecten, waaronder het cultureel erfgoed, een deel van het maatschappelijk vastgoed en de gebouwen voor de gemeentelijke ambtenaren. En toch kwamen we bij het doorspitten van al de gemeentelijke stukken alleen al 63 verschillende doelen tegen op maar liefst elf verschillende thema’s.’

Peter van den Berg: ‘De informatievoorziening aan de raad moet
duidelijk verbeteren’

Maak doelen smart
Een belangrijke aanbeveling van de Rekenkamer was dan ook om het aantal gestelde doelen drastisch te verminderen. Daarnaast moeten doelen veel concreter worden gesteld en meetbaar zijn. ‘Veel doelen worden als algemene wenselijkheid geformuleerd, dat werkt niet’, stelt Van den Berg. ‘Doelen moeten smart zijn, zoals dat heet. Specifiek, meet­baar, acceptabel, realistisch en tijdgebonden. Anders kun je achteraf niet bepalen of je op het goede spoor zit en kun je dus ook niet goed bijsturen.’

Bij het doorspitten van de politieke stukken viel het Van den Berg en zijn collega’s ook op dat stabiliteit nog vaak ontbreekt. ‘Het ene goede voornemen struikelt over het volgende. Kijk je bijvoorbeeld naar het thema duurzaamheid, dan veranderen de doelen jaarlijks. Waar gemeentelijke gebouwen eerst klimaatneutraal moesten zijn, moeten ze even later energieneutraal zijn en weer later CO2-neutraal. Al die begrippen lijken op elkaar, maar verschillen toch wezenlijk. Het is daardoor lastig om de gestelde doelen goed te meten en de behaalde resultaten te beoordelen.’

Goede stuurinformatie
Ook de aangeleverde informatie moet volgens de Rekenkamer anders worden opgesteld. Nu is de jaarlijkse vastgoedrapportage nog te veel een soort beheersverslag. ‘Er wordt een beeld geschetst wat de vastgoedafdeling allemaal gedaan heeft. Ze hebben bijvoorbeeld in een jaar tijd een aantal gemeentelijke gebouwen voorzien van zonnepanelen. Aardige informatie om te weten, maar daarmee kan de raad nog niet beoordelen in welke mate dit spoort met de gestelde duurzaamheidsdoelen. Ze hebben echte stuurinformatie nodig. Haal je die doelen met de geleverde prestaties, moet je daarvoor twee keer meer gaan doen, of doe je wellicht te veel? Dat is wat de raad wil weten, want dan kun je het beleid toetsen en eventueel bijsturen.’
Om een goed startpunt te hebben voor aangescherpt vastgoedbeleid adviseert de Utrechtse Rekenkamer eerst een nulmeting te houden. ‘Er moet gekeken worden hoe de situatie nu is. Dan kom je er ook gelijk achter of de gestelde beleidsdoelen wel smart zijn. Vervolgens moet een realistisch tijdspad worden opgesteld. Zo kun je echt stappen maken, bijvoorbeeld op het gebied van het verduurzamen van het gemeentelijk vastgoed.’

Beleid van de lange adem
Volgens Van den Berg zal dit nodig zijn ook, want er ligt de gemeente Utrecht een grote uitdaging te wachten. De stad groeit immers nog steeds en op het gebied van duurzaamheid moet de komende jaren het nodige gebeuren. ‘Duurzaamheid is een speerpunt van het gemeentebestuur. Dan moet je voor dat thema als gemeente op een goede manier doelen stellen en dat ook over een periode van meerdere jaren volhouden. Klimaatbeleid is immers een beleid van de lange adem.’

BENCHMARK GEMEENTELIJK VASTGOED
Om het gemeentelijk vastgoedbeleid van Utrecht in perspectief te plaatsen deed de gemeente mee aan de jaarlijkse Benchmark gemeentelijk vastgoed, uitgevoerd door TIAS & Republiq. In deze benchmark worden 20 grote gemeenten met elkaar vergeleken op vastgoedthema’s als duurzaamheid en leegstand. ‘Dankzij de benchmark ontstaat consensus over hoe je bepaalde resultaten het beste kunt meten. Dat helpt gemeenten de doelen zo te formuleren dat ze goed gemeten kunnen worden en onderling vergeleken’, stelt Van den Berg. ’Daarmee zorgt de benchmark voor een verdere professionalisering en helpt tegelijkertijd raadsleden om de resultaten van het uitgestippelde beleid te beoordelen en te leren van andere gemeenten.’ De benchmark is in die zin een soort ‘wake up call’. Uit de benchmark kwam voor Utrecht bijvoorbeeld naar voren dat de gemeente relatief slecht scoort op het thema duurzaamheid. ‘Een pijnlijke conclusie’, stelt Van den Berg. ‘Utrecht heeft van duurzaamheid immers een speerpunt gemaakt in het coalitieakkoord. Zo helpt de benchmark gemeenten om het vastgoedbeleid kritisch tegen het licht te houden.’