NEN 8026 basis voor verdere professionalisering

| Door Odette Koldewey

Over hoe de centrale vastgoedorganisatie er idealiter uitziet
en NEN 8026, de nieuwe norm voor assetmanagement.

We spreken met Jan Kappers, hoofd vastgoedbeheer a.i. bij de gemeente Utrecht. Hij heeft een bijzonder rijke ervaring met vastgoedsturing en assetmanagement bij vele gemeenten. Hoe staat het er nu voor bij gemeenten? Wat zijn de ontwikkelingen en waar gaat het naar toe?

Hoe heb je de vastgoedorganisatie bij gemeenten zien ontwikkelen?

Jan Kappers, hoofd vastgoedbeheer a.i. – gemeente Utrecht

‘De meeste vastgoedorganisaties bij gemeenten zijn gegroeid vanuit een club die het onderhoud van het vastgoed centraal ging doen voor alle afdelingen binnen de gemeente. Langzaam kwamen daar meer taken bij. Je ziet dat het vastgoedmanagement steeds integraler is geworden en dat er functies als ‘assetmanager’ ontstaan. En gelukkig leren gemeenten ook van elkaar. We zoeken elkaar op, delen kennis en ervaring en komen zo samen verder, je ziet echt een gestage groei in professionaliteit. Over de invulling van een centrale vastgoedorganisatie bestaan nog wel uiteenlopende ideeën bij gemeenten. Zo is de verantwoording voor al het vastgoed nog niet overal centraal geregeld en daarmee afhankelijk van de programma’s waar het betreffende vastgoed in zit. Het kan zo maar voorkomen dat er drie of vier wethouders over delen van de vastgoedportefeuille gaan. Het hebben van vastgoed betekent ook de risico’s daarvan in beeld hebben, beheersen en maatregelen treffen.

‘Op het moment dat je risico’s loopt, moet je deze binnen de exploitatie van het vastgoed oplossen’

De centrale concerncontroller wil die risico’s vaak het liefst centraal nemen. De centrale vastgoedorganisatie kan daar echter ook heel goed zelf over gaan. Vastgoed gaat echt over vastgoed. Bij de integrale zorg voor en sturing op vastgoed hoort wat mij betreft dus ook het in beeld hebben van de risico’s en deze afprijzen in de kostprijsdekkende huur. Op het moment dat je risico’s loopt, moet je deze binnen de exploitatie van het vastgoed oplossen. Dat doe je door een goede inschatting te maken van je onderhoud, een verzekering af te sluiten of een leegstandsreservering te maken bijvoorbeeld. Als je dat goed doet, dan kan dat de gemeente voordelen opleveren. Dat hoort bij je professionaliteit als vastgoedmanager binnen een gemeente. Daar zijn goede voorbeelden van.’

Hoe ziet een centrale vastgoedorganisatie er idealiter uit?
‘Een centrale vastgoedorganisatie moet namens de gemeente de eigenaarsrol invullen, inclusief de plussen en minnen. Al het vastgoed komt in één vastgoedexploitatie samen en daarbinnen worden de risico’s opgevangen. De beleidskant van de gemeente gaat over het accommodatiebeleid en waar subsidies beschikbaar voor zijn. De centrale vastgoedorganisatie staat voor het vastgoedbeleid en geeft aan wat kan, wat niet kan en hoe omgegaan moet worden met risico’s in de exploitatie. Ze moeten heel goed snappen (en samen optrekken met de beleidskant over) wat er gebeurt in een gebouw. Daarbij hoort een heel goed begrip van huurder(s) en focus op hun toegevoegde waarde. Maar bottomline is dat je gewoon een huurovereenkomst hebt en daarvoor sta je aan de lat. Daarbij past een zakelijke benadering. Vastgoed is vooral ook vooruitkijken. Wat moet ik nu doen, wat over een aantal jaren, wat zijn de risico’s en wat betekent dat voor mijn huurprijs. Daar moet je goed in worden, ook om het goed te kunnen uitrekenen. Elk jaar moet je daar opnieuw naar kijken en je (langjarige) exploitatie actualiseren. Ik heb zelf ervaren dat zo’n opzet heel prettig werkt voor mensen binnen de vastgoedorganisatie, maar ook bij collega’s elders binnen de gemeente die merken dat ze ontzorgd worden.’

Wat is de invloed van duurzaamheidsambities?
‘Er zijn heel veel ontwikkelingen. De centrale vraag daarbij is: ‘Hoe ga je duurzaam om met je vastgoed’. Daar komen allerlei aspecten bij die ineens ook belangrijk worden in de sturing, zoals materiaalgebruik, klimaatadaptatie en energie. Het zijn in feite externe invloeden, vertaald in gemeentelijke ambities, die mede bepalen hoe je met je vastgoed omgaat. De routekaart in het kader van de energietransitie is een voorbeeld waar je als vastgoedorganisatie zo mee aan de slag kunt in je vastgoedportefeuille. Met al die ambities ontstaat er meer focus op het vastgoed en vooral ook dat je professioneler met je vastgoed moet omgaan.’

‘NEN 8026 brengt structuur in de sturing op het vastgoed’

Er komt een nieuwe norm voor assetmanagement, NEN 8026. Wat houdt die in?
‘Ik ben daarbij betrokken. NEN 8026 is een norm voor instandhouding van de gebouwde omgeving. De norm beschrijft in de vastgoedpiramide het tactisch niveau en zit daarmee dus tussen het strategisch en operationeel beheer in. Het tactisch niveau, het assetmanagement, is juist bij gemeenten een vraagstuk. Hoe doe ik dat? Overal spelen strategische, tactische en operationele processen en heb je rollen die daarbij horen. In die norm wordt de ‘assetowner’, de eigenaar van het vastgoed, beschreven en wat hoort er bij de eigenaarsrol. Wat moet die eigenaar de assetmanager meegeven aan randvoorwaarden en kaders om zijn werk goed te kunnen doen. Natuurlijk staat de rol van assetmanager ook beschreven. Inclusief zijn of haar taak richting de gebouwbeheerder, het operationele niveau. En vervolgens wat de gebouwbeheerder moet weten om zijn of haar werk goed te kunnen doen. En welke informatie moet worden geleverd aan de assetmanager. En een belangrijk onderdeel is natuurlijk de wijze waarop de prestatie van je assets in beeld kan worden gebracht en je daar conclusies aan verbindt. Dat soort zaken worden allemaal in die norm beschreven. In NEN 8026 wordt ook de link gemaakt naar andere NEN-normen, zoals de conditiemeting van gebouwen.’

Is NEN 8026 bij uitstek geschikt voor gemeenten?
‘Het is een brede norm voor al het vastgoed en infrastructurele werken. Het gaat om de gebouwde omgeving. In de normcommissie zitten mensen van bijvoorbeeld de Rijksgebouwendienst, gemeenten en woningcorporaties, van adviseurs, maar ook uit de infra. Medio volgend jaar wordt die norm uitgebracht. De norm is zeer geschikt voor gemeenten. Het helpt je bij het inrichten van de vastgoedorganisatie. Hoe liggen de verantwoordelijkheden en welke informatie is benodigd bijvoorbeeld. Het gaat daarbij ook om de informatiestroom over het vastgoed vanuit het operationele niveau terug naar het strategische niveau, naar de eigenaar van het vastgoed. De assetmanager is daarin de schakel. Centraal in de norm staat hoe de assetmanager zijn of haar keuzes maakt en hoe de informatiestromen lopen. Dat is voor iedere eigenaar van een vastgoedportefeuille belangrijk, dus ook voor een gemeente. NEN 8026 brengt structuur in de sturing op het vastgoed. Bij kleinere gemeenten zullen rollen meer in elkaar schuiven omdat er minder fte beschikbaar zijn, maar ook daar is het belangrijk inzicht te hebben in de rollen en hoe die organisatorisch ingevuld zijn. Het proces wat NEN 8026 beschrijft, is niet anders bij een kleinere gemeente dan bij een grotere. NEN 8026 is de basis voor verdere professionalisering in het gemeentelijk vastgoed.

___
Jan Kappers is hoofd Vastgoedbeheer Gemeente Utrecht a.i. en is door de jaren heen bij vele gemeenten actief geweest in managementrollen gerelateerd aan vastgoedsturing & assetmanagement. Hij is lid van de normcommissie NEN 8026, de nieuwe norm voor assetmanagement.

 

Masterclass NEN 8026