Professionalisering vastgoedbeheer en snippergroen gemeente Gorinchem

| Door IVVD

Vastgoedplanning

De gemeente Gorinchem is druk bezig het vastgoedbeheer te professionaliseren. Daarnaast zijn ze goed op weg het snippergroen binnen de gemeente op orde te brengen. In 2011 koos de gemeente er voor haar vastgoedportefeuille te gaan beheren in een vastgoedbeheersysteem. Vorig jaar is de gemeente gestart met het snippergroenproject. Wij interviewden een Beleidsmedewerker Vastgoed van de gemeente, Sebastiaan Bouwmeester (Teammanager Financiën) en Daniël den Besten (Projectleider Snippergroen).

Beheren vastgoedportefeuille in vastgoedbeheersysteem
Negen jaar geleden ontstond bij de gemeente Gorinchem de vraag naar een systeem om het vastgoed in te beheren. Momenteel wordt het systeem nog gehost op de eigen servers van de gemeente. Later dit jaar zal de gemeente overstappen naar de SaaS-omgeving. Wanneer dit tot stand is gekomen, kan de koppeling tussen het vastgoedbeheersysteem en het financiële systeem worden opgezet. Dit heeft als voordeel dat het vastgoedbeheersysteem leidend is en vanuit één systeem kan worden gefactureerd. Dit maakt de kans op fouten tijdens de facturatie vele malen kleiner. Bovendien stemt de aansluiting tussen de vastgoedportefeuille en de boekhouding de accountant zeer tevreden.

Alle objecten die in het beheer zijn van de gemeente staan geregistreerd in het vastgoedbeheersysteem. Momenteel is de gemeente bezig met de invoer van alle gronden. De Beleidsmedewerker Vastgoed van de gemeente Gorinchem ziet veel voordelen in het gebruik van het vastgoedbeheersysteem. De grootste voordelen zijn het doorvoeren van huurverhogingen met één druk op de knop en het feit dat alle contactgegevens, huurders en overzichten gemakkelijk terug te vinden zijn per object.

Snippergroenproject gemeente Gorinchem
Eind 2018 is gestart met de inventarisatie van het oneigenlijk grondgebruik binnen de gemeente Gorinchem. Begin 2019 heeft het college de beleidsnota snippergroen vastgesteld en vervolgens is gestart met de daadwerkelijke uitvoering van het snippergroenproject. Binnen de gemeente zijn 257 adressen van oneigenlijk grondgebruik geconstateerd. Deze zijn middels een wijkgerichte aanpak in gedeeltes van maximaal 50 adressen aangeschreven, nadat per corresponderende wijk een informatieavond had plaatsgevonden. Inmiddels zijn nagenoeg alle adressen aangeschreven, enkel een bedrijventerrein dient nog te worden aangeschreven. Naast de afronding van lopende dossiers, worden ook actieve aanvragen behandeld door het snippergroenteam. Momenteel zijn al 138 dossiers in zijn totaliteit afgehandeld.

Informatieavonden snippergroen
De informatieavonden die per wijk werden georganiseerd, waren erg belangrijk tijdens de uitvoering van het snippergroenproject. Het is noodzakelijk om bewoners voordat ze een brief ontvangen te informeren over wat ze kunnen verwachten, wat de redenen zijn voor het project en wat de spelregels zijn binnen het project. Zonder achtergrondinformatie kan een aanschrijving erg slecht worden ontvangen door bewoners. Over het algemeen waren de reacties van de bewoners van de gemeente Gorinchem vrij positief. Ook wordt er snel gereageerd op de aanschrijvingen, wat het project versoepelt.

Ondersteuning bij vastgoedbeheer en snippergroen
Negen jaar geleden is een mooie samenwerking ontstaan tussen de gemeente Gorinchem en Metafoor Vastgoed en Software. Zo maakt de gemeente gebruik van het vastgoedbeheersysteem van Metafoor, VBSonline. Daarnaast voert het adviesbureau het snippergroenproject uit voor de gemeente en wordt de gehele procedure bijgehouden in de zelf ontwikkelde softwaretool SnippergroenOnline. Ook is wegens onderbezetting één van de adviseurs van Metafoor bij de gemeente gestart voor tijdelijke ondersteuning bij diverse vastgoed- en grondzaken, grondverkoop en grondverhuur.

Sebastiaan Bouwmeester (Teammanager Financiën) geeft aan dat hij tevreden is over de adequate manier werken door Metafoor. Daarnaast vindt hij dat externen vaak een nuchtere, objectieve kijk op zaken hebben, omdat ze de historie van de dossiers niet kennen. Ook vindt hij dat het netwerk van externen (vooral via een bureau) veel voordelen oplevert. Daarnaast is de snelheid van het in beeld brengen van het oneigenlijk grondgebruik en de behandeling van de dossiers opvallend positief. Tijdens het snippergroenproject is communicatief de juiste toon aangeslagen, de medewerkers van Metafoor weten waar ze mee bezig zijn en voeren dit project niet voor het eerst uit. De Beleidsmedewerker Vastgoed geeft aan dat als de gemeente de juiste kennis of capaciteit niet in huis heeft of zich niet 100% kan focussen op een project, het erg fijn is om gebruik te kunnen maken van externen.