Stadskantoor Venlo is binnen tien dagen omgeturnd tot een smart building met 510 sensoren. Deze BeSafe-sensoren van BeSense moeten in combinatie met een werkplekreserveringsysteem en een online dashboard een veilige terugkeer naar de werkvloer na de coronasluiting garanderen.
In het vernieuwde, smart stadskantoor van Venlo kan de gemeente in één oogopslag de real time-bezetting en het gebruik van de werkplekken zien. Infraroodsensoren onder bureaus en aan de wanden van vergaderzalen registreren warmte en beweging. De informatie die de sensoren verzamelen wordt vervolgens doorgestuurd naar een systeem van BeSense, de leverancier van de sensoren. Daar wordt de data in een dashboard verwerkt zodat de klant inzicht krijgt in de bezetting van zijn kantoor.
Veilig werken op kantoor
BeSafe is een onderdeel van BeSense, leverancier van slimme sensoren voor in de kantooromgeving. De BeSafe-sensoren moeten veilig werken op kantoren mogelijk maken. Dit gebeurt met anonieme data zodat werknemers niet het gevoel krijgen gecontroleerd te worden.
Het idee om met gebruik van sensoren meer datagedreven te gaan werken in het stadskantoor in Venlo komt uit de koker van facility manager Ruud Geraedts. Hij hoorde regelmatig van collega’s dat het te druk was in het gebouw. Er was dan ook vraag naar extra werkplekken. Geraedts merkte echter tijdens zijn rondes door het gebouw dat er aardig wat lege werkplekken waren.
Datagedreven werken
Het stadskantoor bood genoeg werkplekken, was de conclusie van Geraedts en toch beleefde de medewerkers van de gemeente dat anders. ‘Ik had hard bewijs nodig om de medewerkers te laten inzien wat er nu daadwerkelijk gebeurt in het gebouw, om zo hun gevoel te weerleggen. En dus moesten we meer datagedreven gaan werken. ’
De eerste prioriteit van Geraedts lag bij de bezettingsgraad van de werkplekken. Dus leverde BeSense een dashboard waarin hij in een oogopslag kan zien wat de bezetting en benutting is van zijn gebouw. Ook kan hij door middel van filters per dag en per werkplek of afdeling zien wat de bezettingsgraad is en dagen of werkplekken vergelijken.
Begin van grote ontwikkeling
Nu de eerste fase – de bezettingsgraad in de opstartfase monitoren – bijna voorbij is, denkt Geraedts na over hoe hij de data nog meer zou willen inzetten. ‘Wellicht dat we medewerkers inzicht gaan geven in de beschikbare werkplekken, of dat we gebruik gaan maken van een reserveringssysteem.’ De facility manager is er zeker van dat dit het begin is van een veel grotere ontwikkeling.
Geraedts ziet nu al dat de data die de sensoren verzamelen goud waard is. ‘We zetten het nu in om de veiligheid van medewerkers te kunnen garanderen. Maar in de toekomst kan er veel meer. We zouden de schoonmaak bijvoorbeeld kunnen aanpassen op de bezetting.’
Fijne werkomgeving
De facility manager denkt dat de sensoren hem op termijn helpen om de medewerkers een zo fijn mogelijke werkomgeving te bieden. ‘Je kunt een gebouw veel gerichter inrichten als je meer informatie hebt over het gebruik van het gebouw.’