Sturen op vastgoed met BRES

| Door Dieuwke van Vuure

Het softwareprogramma BRES brengt vastgoedportefeuilles in beeld door interne en externe databases (Big Data) bij elkaar te brengen. Met één muisklik wordt vanuit een zelfgekozen perspectief alle relevante informatie visueel gemaakt. Snellere en betere besluitvorming is hierdoor mogelijk.

Gebouwen, eenheden, contracten en huurders geprojecteerd op een kaartlaag.

BRES is het nieuwe project waar vastgoeddeskundigen Stefan van de Schootbrugge, Gilles van der Horst en Joost van Rooijen zich op hebben gestort. Na vijf jaar te hebben gewerkt aan een ander softwaresysteem was het tijd voor een nieuwe uitdaging: het ontwikkelen van een systeem dat alle relevante informatie over vastgoed bij elkaar brengt en door middel van kaarten en diagrammen inzichtelijk maakt. ‘Uniek is dat BRES alle data en relaties uit bestaande systemen overzichtelijk weergeeft. Je kunt de situatie vanuit verschillende invalshoeken bekijken, zoals de huurder, de begroting of het gebied’, vertelt Van de Schootbrugge.
Van Rooijen: ‘Er is een enorme hoeveelheid informatie aan vastgoed te relateren, maar die informatie is vaak versnipperd binnen een gemeentelijke organisatie. Daarnaast bestaat een veelvoud aan externe bronnen, zoals open data. In BRES is vastgoed een informatiekruispunt. Je kunt alle data doorzoeken en filteren. Op basis van helder overzicht kun je sneller de juiste beslissingen nemen.’

Schakelen tussen systemen
Bij het strategisch sturen op vastgoed zijn continu verschillende bronnen nodig. Volgens Van de Schootbrugge zijn veel systemen gericht op enkele aspecten. Dat is op zich niet erg maar lastig om een totaalbeeld te krijgen. ‘Je moet continu schakelen tussen verschillende systemen en verschillende afdelingen binnen een organisatie. Belangrijke zaken worden dan met de hand berekend.’
Met de gemeente Amsterdam is een jaar geleden een pilot gestart waarin BRES is ingezet om overzicht te krijgen. ‘Voor de gemeente Amsterdam maken we de puzzel compleet’, stelt Van de Schootbrugge. ‘We hebben zes systemen samengebracht, waardoor overzicht is ontstaan en data konden worden opgeschoond en gevalideerd. Feedback van gebruikers wordt continu verwerkt in het systeem. Zo kunnen wij BRES verbeteren en doorontwikkelen.’

De dynamiek van de vastgoedportefeuille doorgronden, daar draait het systeem om. ‘Gebouwen met meerdere verhuringen zijn al gauw complex. Wie is de huurder, welke (contractuele) afspraken zijn er en is de huur kostprijsdekkend? Tot voor kort was dit moeilijk scherp te krijgen’, aldus Van de Schootbrugge. ‘De gemeente Amsterdam heeft wel een dashboard, maar dit beperkt zich tot gebouwniveau. Het totaalbeeld ontbrak. In een multifunctionele accommodatie of bedrijfsverzamelgebouw schuilt vaak een soort dynamiek die niet snel te vatten is. Met BRES komt hier grip op.’

Wisselen van bril
Voor een vastgoedstrateeg is BRES het ideale gereedschap waarmee data vanuit alle kanten worden geanalyseerd. ‘Met ons systeem kun je makkelijk van bril wisselen’, geeft Van Rooijen aan. ‘Kijk je vanuit het vastgoed of vanuit de huurder? Dat maakt het extra interessant. De vastgoedstrateeg heeft snel overzicht en antwoord op vragen als: Is het kostendekkend? Wie is de huurder? Huurt hij ook op andere plekken in de stad van ons? Wanneer lopen zijn contracten af? Met BRES is deze informatie met één muisklik inzichtelijk. Bovendien mis je nooit dat een gebouw of grondverhuring onderdeel is van een groter geheel, zoals van een grondexploitatie.’
De interne data van een gemeente, corporatie, belegger of andere vastgoedeigenaar kan met BRES simpel gecombineerd worden met gebiedsdata. Gebouwendata worden in BRES automatisch gekoppeld aan de basisadministratie voor adressen en gebouwen (BAG). Van de Schootbrugge: ‘We ondersteunen ook alle datakaarten van de (rijks)overheid. Steeds meer gemeenten hebben hun eigen open datapunt waarop we kunnen aansluiten. Je kan dan nog veel meer vragen beantwoorden. Bijvoorbeeld: Wie is de eigenaar van het gebouw? Welke bedrijven zitten erin? Wat is de demografische samenstelling van de wijk? Deze informatie bestaat voor het grootste gedeelte uit open data.’ Van Rooijen: ‘Gelijktijdig inzicht in interne en externe informatie is voor iedere portefeuillemanager goud waard.’

BRES is voor gemeenten (en andere vastgoedeigenaren) de ultieme tool om op te schuiven naar een strategische organisatie. De software wordt zeer snel en bedrijfsspecifiek ingericht volgens de Agile-methode en haakt aan op open data. De vastgoedstrateeg krijgt met BRES een waardevol middel in handen.

___
Ideaal systeem

John Cornelisse, adjunct directeur Gemeentelijk Vastgoed bij de gemeente Amsterdam: ‘BRES is een uniek systeem dat een schil over de bestaande applicaties legt en alle databases bij elkaar brengt, waardoor er een integraal beeld van het gemeentelijk vastgoed ontstaat. Het systeem geeft de relaties binnen de gebouwen grafisch weer, de situatie wordt meteen visueel toegankelijk.’ Voor Amsterdam biedt BRES uitkomst gezien de gemeentelijke organisatie op 1 januari 2015 in één centrale organisatie is opgegaan. ‘Voordien hadden we 17 verschillende entiteiten, die allemaal verantwoordelijk waren voor hun eigen vastgoed. Sinds 2015 zijn we, samen met Stefan en Joost, druk bezig geweest de basis van het gemeentelijk vastgoed in orde te krijgen om zo de gebouwen en onderlinge relaties inzichtelijk te maken. Met BRES kunnen we nu met één klik van de muis het vastgoed in beeld krijgen. De samenhang tussen vastgoed, huurders en gemeente is meteen duidelijk en zichtbaar. Kortom: BRES is een ideaal systeem om meer strategisch op je vastgoed te kunnen sturen.’