Veel vastgoedorganisaties worstelen met het op orde brengen en houden van de vastgoeddata. Het aanstellen van een vastgoedinformatiemanager biedt hierbij uitkomst.
De stroom aan informatie en data binnen vastgoedorganisaties is enorm en wordt steeds groter. Deze informatie wordt door verschillende mensen bijgehouden, beheerd en geactualiseerd op verschillende plekken en in verschillende systemen. Het actueel en overzichtelijk houden van al die informatie is cruciaal voor effectieve vastgoedsturing, stelt Johan Smit van Helix Advies. ‘Het is belangrijk dat hier vanuit een organisatie, als managementopgave, richting aan wordt gegeven.’
Helix Advies helpt organisaties met het op orde brengen van hun vastgoedinformatie. Smit: ‘Goed informatiemanagement wordt voor vastgoedorganisaties een steeds grotere uitdaging door de alsmaar groeiende stroom aan data. Het is belangrijk dat iemand hier de regie in neemt en verantwoordelijk voor wordt gemaakt. Iemand die vanuit die verantwoordelijkheid ook andere aanspreekt op hun rol en bijdrage daarin. Wij adviseren organisaties hoe ze dit het beste kunnen vormgeven en helpen ook daadwerkelijk met het ordenen en op orde brengen van de vastgoedinformatie.’
Vastgoedinformatiemanagement is volgens Smit een taak voor iedereen in een vastgoedorganisatie. Iemand met een helikopterview moet daar, met de nodige bevoegdheden, leiding aan geven. Het beleid en de werkprocessen rond informatiemanagement moeten voor iedereen duidelijk zijn binnen een organisatie, maar ook bij samenwerkingspartners die eveneens data en informatie aanleveren. Dan is duidelijk wie waar verantwoordelijk voor is, wie wat moet bijhouden en op welke manier informatie moet worden geordend, gecodeerd en vastgelegd.’
Bij veel vastgoedorganisaties is informatiemanagement nu nog een soort bijtaak, stelt Smit. ‘Ze komen er in veel gevallen niet aan toe om alle vastgoedinformatie goed op orde te brengen. Het vraagt natuurlijk ook om een eerste investering in het ontwikkelen van een aanpak, systeem, denkkracht en tijd en capaciteit. Maar die investering betaalt zichzelf dubbel en dwars uit voor de lange termijn. Een vastgoedorganisatie die de informatie op orde heeft kan namelijk veel efficiënter en doelmatiger werken. Er kan beter worden gestuurd op het vastgoed en er kunnen sneller en kwalitatief beter onderbouwde besluiten worden genomen. Dat scheelt tijd en geld.’
Organisaties ontkomen er volgens Smit niet aan om hierbij ook na te denken over de gelaagdheid in de organisatie en de betrokken stakeholders. ‘Welke informatie heb je op de verschillende managementniveaus binnen de organisatie nodig en op welke manier kan deze informatie gedeeld worden? Daarvoor heb je een informatiemanager nodig die snapt hoe de relaties liggen binnen die organisatie en daarbuiten. Een informatiemanager die het belang van verschillende soorten informatie op waarde kan schatten, ook in relatie tot het toekomstperspectief van het vastgoed in de portfolio.’
Het toekomstperspectief van vastgoed bepaalt volgens Smit namelijk in grote mate welke informatie je nodig hebt. ‘Bij vastgoed dat gesloopt gaat worden hoef je uiteraard geen duurzaamheidsonderzoek meer te doen, maar je hebt wellicht wel een asbestinventarisatie nodig. Het is belangrijk om het toekomstperspectief van de gebouwen goed in de gaten te houden zodat je enkel de informatie verzamelt en bijhoudt die je ook daadwerkelijk nodig hebt.’
Binnen steeds meer vastgoedorganisaties groeit het besef dat goed gestructureerde en actuele vastgoedinformatie van groot belang is. Smit: ‘Deze informatie is het fundament is onder assetmanagement’. En toch wordt informatiemanagement vaak nog heel gefragmenteerd binnen organisaties opgepakt. Smit: ‘De vastgoedinformatiemanager kan hier structuur en overzicht in aanbrengen, op inhoud en organisatorisch. Hierdoor kunnen organisaties beter sturen op het vastgoed en onderhoud en investeringen beter plannen en budgetteren. Het loont dan ook om iemand binnen een organisatie de regie te geven over het vastgoedinformatiemanagement.’