Data speelt een belangrijke rol binnen de Eindhovense vastgoedafdeling. In een interview met Vastgoedsturing legt hoofd van de afdeling Marianne Dumbuya uit waarom.
Eindhoven is de stad van innovatie, ontwikkeling en samenwerking en die termen zijn ook van toepassing op het vastgoedbeleid. De focus binnen de vastgoedafdeling is de afgelopen jaren verschoven van reactief handelen naar proactieve vastgoedsturing. ‘Wij vervullen een matchmakende rol waarbij we vol inzetten op maatschappelijke impact.’
Marianne Dumbuya geeft sinds 2017 leiding aan de vastgoedafdeling van de gemeente Eindhoven. Met een achtergrond in accountancy was het voor haar een bijzondere carrièremove toen ze zes jaar geleden besloot de sprong te wagen naar het maatschappelijk vastgoed. ‘Ik werkte eerder in opdracht van de gemeente en zag bij de vastgoedafdeling een mooie mix van doelgericht zakelijk werken en oog hebben voor het menselijke aspect. Dat sprak me sterk aan. Ik vond het een mooie uitdaging om sturing te geven aan de 45-koppige vastgoedafdeling. En ik heb er nog geen moment spijt van gehad.’
De vastgoedafdeling van Eindhoven zat op dat moment middenin een professionaliseringsslag. Hoe heb je dat ervaren?
‘Die professionaliseringsslag is al in 2013 ingezet. Er was in die tijd veel druk op de interne beheersing en dat had zijn weerslag op de hele afdeling. Voor deze ontwikkeling zijn enkele fases toegekend: ‘de basis op orde, ‘de portefeuille op orde’ en ‘de rol van proactieve matchmaker’. In de breedste zin van het woord is er een verbeterslag voor de hele afdeling doorgevoerd.’
Integraal vastgoedbeleid, wat houdt dat precies in?
‘Integraal zegt iets over de doorontwikkeling van het beleid. In het Vastgoedbeleid van 2020 hebben we de thema’s verhuur, verkoop, leegstand en onderhoud aangevuld met de thema’s duurzaamheidsbeleid, huurprijsbeleid en atelierbeleid. Daarmee was voor het eerst sprake van een compleet en integraal vastgoedbeleid. Voorheen hadden we een overschot aan vastgoed en werd alles vanuit de vastgoedafdeling beheerd en bepaald. Inmiddels is veel vastgoed afgestoten en heeft onze afdeling meer een dienende, faciliterende rol. De beleidsdomeinen bepalen of een maatschappelijke partij van toegevoegde waarde is voor de stad en wij faciliteren het vastgoed indien gewenst. Dat vraagt om een andere mindset. Om daar op een goede manier richting en invulling aan te geven, hebben we de maatschappelijke vastgoedtafel ingericht.’
‘We werken steeds meer datagedreven. Zo maken we mega-stappen met dashboarding’
Wat is het doel van die maatschappelijke vastgoedtafel?
‘De vastgoedtafel is een belangrijke schakel voor de vastgoedafdeling. Hij bestaat al een flink aantal jaren, maar was een beetje ingedut. Door de veranderende rol van de vastgoedafdeling is de vastgoedtafel nieuw leven ingeblazen. Aan deze tafel zitten collega’s van de verschillende beleidsdomeinen, een gebiedscoördinator, een voorzitter en een matchmaker vanuit de vastgoedafdeling. Allerlei initiatieven worden aan deze tafel integraal besproken. We hebben de ambitie om de tafel nog verder vorm te geven en de rol van de proactieve matchmaker verder uit te werken en steviger neer te zetten.’
Een proactieve matchmaker?
‘Deze functie hebben we een paar jaar geleden officieel vormgegeven. Alle huisvestingsvraagstukken vanuit de stad komen bij haar binnen. Zij beoordeelt die vraagstukken en koppelt vraag en aanbod. Niet alleen intern en reactief, maar ook extern en proactief. Zij legt bijvoorbeeld verbindingen met woningcorporaties en andere organisaties en initiatieven. Zij kent de stad zo goed dat ze heel makkelijk kan schakelen daarin. Bovendien signaleert ze allerlei ontwikkelingen in de stad waardoor we vroegtijdig kunnen voorsorteren op vragen die eraan zitten te komen. Zo wijst zij de laatste tijd nadrukkelijk op de toenemende druk op jeugdzorg en de huisartsenposten. Vervolgens maakt ze al die ontwikkelingen inzichtelijk in een stadskaart. Voor de verschillende beleidsdomeinen is die kaart heel fijn. Alles komt centraal terug in die ene kaart. In één oogopslag wordt duidelijk met welke partijen we allemaal te maken hebben in de stad.’
Deze kaart maakt ook de uitdagingen inzichtelijk?
‘In zekere zin wel ja. Veel ontwikkelingen in de stad die betrekking hebben op het gemeentelijk vastgoed hebben we in deze kaart gevangen. We werken binnen de vastgoedafdeling sowieso steeds meer datagedreven. Zo maken we ook mega-stappen met dashboarding. Ons hele onderhoudsprogramma hebben we in dashboards gezet. We kunnen daarin filteren op onderhoudspartijen en leveranciers, maar ook op medewerkers. Met één druk op de knop kunnen we op elk moment van de dag precies zien waar we staan.’
‘Door de data goed te analyseren kunnen we steeds beter sturen op energieverbruik’
Datagedreven werken als volgende stap in die professionaliseringsslag?
‘Ja. Innovatie staat hoog in het vaandel in de regio en ook bij het gemeentebestuur. Dat vraagt om andere expertise op het gebied van data. Vanuit de vastgoedafdeling hebben we informatiemanagement verder vormgegeven en een informatiemanager en systeem specialist aangetrokken die de dashboarding in goede banen leiden. Alle data die we hebben wordt binnen de afdeling geanalyseerd en vervolgens heel mooi, super strak inzichtelijk gemaakt als stuur- en verantwoordingsinformatie. We kunnen zodoende beter sturen op de voortgang van onze jaarbegroting onderhoud en hebben alle belangrijke informatie voor leveranciers onder de knop. De collega’s die zich bezighouden met informatiemanagement spelen hierin een belangrijke rol. Zij staan met hun voeten in de klei, weten wat er speelt binnen de afdeling en hoe de vastgoedwereld in elkaar zit.’
Wordt deze nieuwe manier van werken breed gedragen in de organisatie?
‘Ja, gelukkig wel. Het is heel belangrijk dat medewerkers de toegevoegde waarde van deze manier van werken inzien en dat begint steeds meer te komen. Het gaat echt leven in de organisatie en heeft al veel zaken in beweging gezet. Niet alleen ten aanzien van de jaarbegroting onderhoud maar ook op het gebied van duurzaamheid. Zo zijn er bijvoorbeeld overal slimme meters geplaats. Een simpel voorbeeld, maar wel op een heel belangrijk thema. Door de data goed te analyseren kunnen we steeds beter sturen op energieverbruik. Heel nuttig vanwege de verduurzamingsopgave waar we voor staan.’
Hoe gaan jullie hiermee verder?
‘We zijn inmiddels bezig onze hele vastgoedportefeuille inzichtelijk te maken in dashboards. Zo creëren we een soort gebouwenpaspoorten waarmee we nog efficiënter kunnen werken. Vanuit verschillende invalshoeken zorgen deze dashboards voor meer inzicht en een verdere verfijning van onze manier van werken.’
Marianne Dumbuya is sinds 2017 afdelingshoofd vastgoed bij de gemeente Eindhoven. Daarvoor werkte ze al negen jaar in verschillende functies voor de gemeente. Ze begon haar carrière in 2004 als accountant bij EY.