Vastgoedbeheer, wat levert het je op?

[column Diderick Oerlemans, Condor vastgoedbeheer]

Als vastgoedbeheerder zit je meestal aan de kostenkant van jouw organisatie. Veel budget voor innovatie is er niet. En als het economisch tegenzit gaat bij jou de geldkraan dicht. Verlagen van de beheerkosten wordt dan al snel vertaald naar minder uitgeven aan planmatig onderhoud.

Kostenbesparing

Dat kan de organisatie op korte termijn natuurlijk een flinke besparing op de kosten opleveren. Maar het heeft wel gevolgen voor jouw werk als beheerder en heeft ook consequenties op de langere termijn.

Businesscase

Een businesscase heeft een kwalitatieve en kwantitatieve onderbouwing. Als je een investering wil doen in de verbetering van je beheerorganisatie, zul je zelf met jouw afdeling vooral de kwalitatieve kant ervaren. Je werk wordt leuker, je klanten meer tevreden en de werkdruk zal verlagen. Allemaal positief, maar vaak niet voldoende om het management te overtuigen de noodzakelijke investering te doen. Daarvoor zal je tijd moeten steken in de kwantitatieve onderbouwing.

Kwantitatieve onderbouwing

Deze onderbouwing valt uiteen in een aantal mogelijke organisatorische en operationele besparingen die in geld kunnen worden vertaald. Hier volgen een aantal veel genomen maatregelen uit de praktijk:

• Maak al je vastgoedgerelateerde informatie centraal beschikbaar. Maak van te voren een inschatting van het tijdsbeslag om in de huidige situatie deze informatie boven tafel te krijgen en op te leveren. Deze tijd ga je besparen doordat men het voortaan zelf kan opzoeken en bekijken.

Verschillende onderzoeken tonen aan dat medewerkers gemiddeld 30 minuten per dag aan het zoeken zijn naar informatie. Deze tijd halveren betekent al snel één uur tijdwinst per week per medewerker en 45 uur per jaar. Bij een interne kostprijs van € 65,-/uur is dit een besparing van € 2.925,- per jaar per medewerker.

• Bewaak actief de expiratie van je contracten en abonnementen, zodat er geen onnodige verlengingen of beëindigingen plaatsvinden. Bekijk wat je dit in het verleden gekost heeft. Deze kosten ga je nu besparen. En ook goed moment om nut en noodzaak van je lopende contracten tegen het licht te houden. Een schoonmaak contract, een groen contract, een abonnement. Bijna alle organisaties laten hier geld liggen.

• Laat jouw klanten zelf meldingen invoeren en laat leveranciers meldingen en werkorders zelf afhandelen in jouw systeem. Maak een inschatting van het tijdbeslag dat het aannemen en afhandelen van storingsmeldingen je nu kost. Vuistregel is dat het afhandelen van een storingsmelding gemiddeld € 50,- kost. Door het administratieve werk te verplaatsen naar klant en leverancier ga je hier minimaal 50% op besparen.

• Bewaak actief de expiratie van verplichtingen en laat leveranciers deze zelf afmelden. Maak weer een inschatting van het huidig tijdbeslag. Neem ook de tijd mee die je besteed aan controles door bijvoorbeeld de GGD. Het administratief bewaken, controleren, opvolgen en rapporteren/verantwoorden van wettelijke verplichtingen kost al snel een paar uur per week gemiddeld. Veel van deze taken zijn te automatiseren waardoor al snel een paar uur per week wordt bespaard. Ook deze kun je tegen de interne kostprijs omrekenen naar een besparing.

Maak ook een inschatting van de kosten (of kijk naar het verleden) als je een afdeling of gebouw (deels) moet sluiten wegens niet voldoen of een incident. Doe een aanname van de kans dat dit kan optreden en je kunt de omrekening naar besparing maken.

• Stel per gebouw expliciet vast wat het minimale onderhoudsniveau is en stuur daarop. Doe niet teveel en niet te weinig, maar precies genoeg. Bekijk welk percentage aan kostenbesparing je dit kan opleveren.

• Voer alleen onderhoud uit als het noodzakelijk is volgens een conditiemeting. Er wordt nog steeds veel onderhoud onnodig uitgevoerd omdat het ooit in een MJOP is opgenomen of doordat het contractueel volgens een vaste cyclus uitgevoerd wordt ongeacht de werkelijke conditie van de bouwdelen. Schilderwerk is hier een goed voorbeeld van. Je kunt zomaar 10% besparen op je onderhoudskosten door alleen noodzakelijk onderhoud uit te voeren.

• Verminder het correctief onderhoud. Bekijk welk correctief onderhoud in het verleden vermeden had kunnen worden door tijdig planmatig onderhoud uit te voeren. Kijk niet alleen naar de directe kosten, maar ook de gevolgkosten ervan. Bijvoorbeeld tijdelijke sluiting of gevolgschade. De ervaring leert dat ook hier 10% besparen op correctief onderhoud bijna altijd mogelijk is.

• Richt prestatiegericht onderhoud in. Maak afspraken over het in stand houden van je vastgoed tegen vaste kosten die lager zijn dan de huidige. Meet de prestatie en reken op basis daarvan af.

• Met een duurzaam meerjarenonderhoudsplan bespaar je dubbel. Door planmatig onderhoud te combineren met het aanbrengen van verduurzamings maatregelen.

Investering

Tegenover deze besparingen staat de investering die je moet doen om de verbeteringen door te voeren in je beheerorganisatie. Ook deze kun je kwantificeren en in geld uitdrukken:

1. Beschrijf het gewenste verbeterde proces. Een goede procesbeschrijving maakt inzichtelijk welke partij of systeem op welk moment bepaalde activiteiten moet uitvoeren, inclusief beslismomenten. Het is niet gek om hierbij externe deskundigheid in te huren, deze kosten neem je mee, inclusief je eigen tijd.
2. Borg de verbeterde processen in je organisatie. Vergeet niet dat je zult moeten investeren in het opleiden van je mensen, leveranciers en wellicht ook je klanten. Dit kost jou tijd en eventueel wil je hierbij externe hulp inhuren.
3. Kies software en een leverancier die bij je past. Zonder goede vastgoedbeheer software zijn de genoemde verbeteringen lastig door te voeren. Heb je je wensen op hoofdlijnen duidelijk, dan kun je offertes aanvragen bij een aantal partijen.

Diderick Oerlemans, directeur Condor vastgoedbeheer software, foto Ditta van Gent