Universiteit Utrecht (UU) heeft voor de locatie Binnenstad-Kromhoutterrein onlangs een Integraal Huisvestingsplan (IHP) opgesteld. In het plan zijn de hoofdlijnen voor het vastgoed vastgesteld voor de komende 15 jaar. Verduurzaming, flexibilisering en krimp van de vastgoedportefeuille zijn belangrijke uitgangspunten van het document. ICSadviseurs begeleidde de universiteit bij het opstellen van het IHP.
Tekst: Ivo van der Hoeven
Een uitdagende vastgoedportefeuille. Zo omschrijft Dennis van Dijk de portefeuille die onder zijn hoede valt. “We hebben tussen de 50 en 60 gebouwen waar verschillende faculteiten gebruik van maken. Het betreft voornamelijk monumentale panden die bijna allemaal verduurzaamd en toekomstbestendig gemaakt moeten worden in verschillende tijdsbestekken. Dat zorgt voor een complexe schuifpuzzel waar we de komende vijftien jaren wel zoet mee zijn.”
Het IHP voor de binnenstad en het Kromhoutterrein biedt Dennis en zijn collega’s houvast bij het toekomstbestendig maken van dit deel van de vastgoedportefeuille. Het plan is een verdere uitwerking van het Strategisch Huisvestingsplan (SHP) dat in 2025 is geactualiseerd. “Waar het SHP een hoogover plan is, waarin de Universiteit kaders stelt voor de gehele vastgoedportefeuille, biedt het IHP Binnenstad-Kromhoutterrein concreet inzicht in dit deel van de portefeuille.”
"Het IHP verbindt het organisatieperspectief met het vastgoedperspectief"- Dennis van Dijk
Foto: UU Gebouw - Drift
In het IHP staat onder andere welke gebouwen in de portefeuille blijven, welke gebouwen worden afgestoten en welke herhuisvesting van gebruikers nodig is om de doelstellingen van de Universiteit te behalen. “Het IHP verbindt in zekere zin het organisatieperspectief met het vastgoedperspectief”, verduidelijkt de portefeuillemanager vastgoed.
“Het plan geeft inzicht in de belangrijkste aandachtspunten en concrete maatregelen voor de organisatie om zo effectief mogelijk gebruik te kunnen maken van de huisvesting.”
Een belangrijke doelstelling uit het IHP voor de Utrechtse binnenstad is krimp van de vastgoedportefeuille. “We sturen vanuit ons SHP op waarden. We willen duurzaam, veilig en toekomstbestendig vastgoed waarmee we het primair proces zo goed mogelijk kunnen ondersteunen. Maar we hebben ook een financiële doelstelling. We hebben vastgesteld dat we maximaal 15% van onze omzet willen besteden aan huisvestingslasten. Die twee ambities zijn alleen te verenigen als we krimpen in onze vastgoedportefeuille. Dat vraagt om een iets andere vastgoedstrategie.”
“Veel hoger onderwijsinstellingen staan inmiddels voor een soortgelijke krimpdoelstelling”, weet Bram Treffers, die als adviseur van ICS betrokken was bij het opstellen van het IHP. “Dat vraagt om meer efficiënt gebruik van het vastgoed, door bijvoorbeeld kantoorruimte te delen en onderwijsvoorzieningen aan te laten sluiten bij wat er nodig is. Vanuit ICSadviseurs hebben we onderzocht hoe de Utrechtse universiteit de vastgoedportefeuille in de binnenstad het beste kan invullen en wat dat betekent voor de verschillende gebouwen en faculteiten.”
Dennis: “We streven binnen de UU naar een hoge mate van flexibiliteit in ons vastgoed. Dat is in de binnenstad, met veel kleine monumentale panden, best lastig. De vraag was dan ook: hoe kunnen we ook hier zorgen dat functies makkelijk uitwisselbaar zijn? En hoe kunnen we gezamenlijk gebruik van kantoren, vergaderruimtes en andere faciliteiten stimuleren? Daar heeft ICSadviseurs gedegen onderzoek naar gedaan.”
Draagvlak van de gebruikers is voor Dennis en zijn collega’s een belangrijke voorwaarde. “We kunnen wel een vastgoedplan uitrollen, samen met de directie, maar ook de gebruikers moeten zich hierin kunnen vinden. Aan de voorkant is het echter lastig in te schatten hoe die gebruikers over de plannen denken en waar bijsturing nodig is. ICSadviseurs heeft dat in allerlei dialoogsessies met de verschillende faculteiten en stakeholders boven tafel gekregen. Ze zijn daarbij zeker niet over een nacht ijs gegaan.”
"Je moet als vastgoedafdeling de gebruikersvraag heel goed in beeld hebben" - Bram Treffers
Bram: “Je moet als vastgoedafdeling de gebruikersvraag heel goed in beeld hebben en rekening houden met al die verschillende behoeftes. Maar tegelijkertijd moet je wel de regie houden over de panden. Dat zorgt soms voor tegenstrijdige belangen. Hoe kun je de gebruikers zo goed mogelijk faciliteren en tegelijkertijd sturen op een duurzame, flexibele en toekomstbestendige vastgoedportefeuille? Dat vraagt om goede afstemming tussen de wensen van de gebruikers en de doelstellingen van het CvB.”
En juist daarin onderscheidt ICSadviseurs zich, stelt Dennis. “Zij kunnen heel goed de harde kant van het vastgoed - de vierkante meters, de analyses en de financiële doorrekeningen - combineren met de zachte kanten van het vastgoed - het organisatieperspectief en de wensen van de gebruikers. Zij weten heel goed de balans te vinden tussen die harde en die zachte kant. Daardoor hebben we draagvlak voor onze plannen binnen de faculteiten en duidelijkheid over de opgaven die er liggen op het gebied van krimp, renovatie en verhuizing.”
Met het IHP liggen de plannen voor het vastgoed in de Utrechtse binnenstad min of meer vast voor de komende jaren. Dennis: “Het CvB heeft de hoofdlijnen vastgesteld voor de huisvesting in de binnenstad en het Kromhoutterrein in een scenario voor de komende 15 jaar. Maar de plannen zijn uiteraard niet in beton gegoten. De tijdlijnen in het IHP zijn slechts een indicatie. Er kunnen uiteraard altijd zaken veranderen en daarom zal het IHP parallel aan het SHP ook gemonitord en periodiek geactualiseerd worden. Tot die tijd geeft dit IHP ons houvast en richting.”
Kijk voor meer informatie op www.icsadviseurs.nl.