In de dagelijkse praktijk ziet RYSE adviseurs dat veel onderwijsprojecten opgestart worden op basis van een Integraal Huisvestingplan (IHP). Maar, is een IHP als instrument met een strategisch karakter hier eigenlijk wel geschikt voor? Is de stap van strategische ambitie naar de realisatie van projecten niet te groot? Volgens RYSE ligt de oplossing in een uitgewerkt uitvoeringsplan. In dit artikel geven zij hun visie op de nut en de noodzaak van zo’n uitvoeringsplan. Dit als basis om tot een zorgvuldige en daadkrachtige uitrol van projecten komen.
Kloof tussen IHP en project
Pepijn van Sandijk, Senior huisvestingsadviseur RYSE, geeft uitleg: “Het IHP komt veelal op basis van generieke kengetallen tot stand en beschrijft op hoofdlijnen de financiële kaders en planningen voor renovatie en (ver)nieuwbouw van onderwijshuisvesting. Naast een gezamenlijke visie geeft het IHP kaders voor beleid welke de basis vormt voor toekomstige projecten. De plannen blijven bewust abstract. Inhoudelijke en politiekgevoelige keuzes worden tijdelijk geparkeerd, zodat er toch voortgang kan worden geboekt.”
Brugfunctie uitvoeringsplan
“In de praktijk blijkt dat een IHP veelal verouderde gegevens bevat, maar ook onvoldoende rekening houdt met essentiële afhankelijkheden die de haalbaarheid van projecten sterk beïnvloeden (zie kader). Dat kan leiden tot forse vertragingen, oplopende kosten, frustratie en afnemend draagvlak bij stakeholders.” Om deze risico’s te beperken, adviseert RYSE om een tussenstap in te bouwen: een uitvoeringsplan dat het abstracte IHP vertaalt naar concrete en actuele kaders voor de korte termijn van vier jaar. Pepijn: “Het uitvoeringsplan fungeert als een onmisbare schakel tussen de beleidsvorming, haalbaarheidsonderzoeken en de daadwerkelijke realisatie van projecten.”
Grip op proces
De ervaring van RYSE leert dat het uitvoeringsplan de uitgelezen kans biedt om grip te blijven houden op het proces. RYSE adviseert om het uitvoeringsplan op drie niveaus uit te werken. Pepijn geeft uitleg: “Ten eerste door procesafspraken te maken op programmaniveau. Dit gaat dan over het inrichten van een organisatie voor de realisatie van het uitvoeringsprogramma en monitoring/evaluatie van projecten. Ten tweede gaat het over procesafspraken op projectniveau. Denk dan aan het ontwikkelen van een uniforme wijze waarop gemeente en schoolbesturen samenwerken bij de realisatie van projecten. Als laatste gaat het over het vaststellen van de programmering en de volgordelijkheid van projecten. Denk aan beschikbare locaties, tijdelijke huisvesting en het bundelen van projecten op onderdelen zoals haalbaarheidsonderzoeken, programma’s van eisen en/of aanbestedingen.”
Gezamenlijke werksessies, klankbordgroepen en periodieke overlegmomenten dragen bij aan wederzijds begrip, gedeelde verantwoordelijkheid en draagvlak voor gemaakte keuzes. Ook in de besluitvorming is deze afstemming cruciaal: het uitvoeringsplan benoemt expliciet welke partij welk besluit neemt, op welk moment, en op basis van welke informatie of randvoorwaarden. Daarmee ontstaat een heldere projectstructuur en duidelijke voorwaarden voor de invulling van het bouwheerschap.”
Factoren met impact op haalbaarheid
In de praktijk wordt de haalbaarheid van projecten die in het IHP genoemd staan sterk beïnvloed. RYSE noemt de volgende voorbeelden:
- De onderlinge samenhang van projecten, bijvoorbeeld ten aanzien van gezamenlijk gebruik van tijdelijke huisvesting en/of wissellocaties, die de schuifplanning complex en kwetsbaar maken.
- De samenhang van onderwijshuisvesting met andere voorzieningen zoals kinderdagopvang, sportvoorzieningen, zorg- en buurtfaciliteiten, waarvan de bekostiging niet via het IHP verloopt.
- Projectspecifieke zaken die niet binnen de generieke kaders van een IHP op te vangen zijn, bijvoorbeeld een groot terrein, externe veiligheid, externe geluidbelasting en een verhoogde stedenbouwkundige complexiteit.
- Gemeentelijk beleid dat nog niet in het IHP geïntegreerd is, bijvoorbeeld op het vlak van duurzaamheid, circulariteit, mobiliteit of inclusie.
- Kwalitatieve ambities vanuit een duurzaam en toekomstbestendig gebruik van onderwijsgebouwen (exploitatiedenken).
- Flora- en faunaonderzoeken die veel tijd vergen omdat ze over meerdere seizoenen plaatsvinden, en waarbij mitigerende maatregelen gevolgen kunnen hebben voor de omgevingsvergunning en betrokken stakeholders.
- Netcongestie die een directe impact kan hebben op de uitvoerbaarheid van nieuwbouwprojecten en al in een vroeg stadium onderzocht moet worden.
Versnelling
Het uitvoeringsplan biedt een robuust fundament en schept voorspelbaarheid en zekerheid bij de uitrol en realisatie van onderwijsprojecten. Danny sluit af: “Het biedt partijen versnelling in plaats van verlamming. Door het toevoegen van een uitvoeringsplan, ondersteunend aan het IHP, worden randvoorwaarden en afspraken op programma- en projectniveau concreet gemaakt. Dit voorkomt onduidelijkheden, grijze gebieden en ongewenste verrassingen. Hete hangijzers worden aangepakt in plaats van doorgeschoven. Kortom: Bezint eer ge begint! Niet hard en ongeleid naast je fiets blijven rennen, maar de rit goed voorbereiden en meteen op de fiets springen. Dat gaat een stuk makkelijker.”
Kijk voor meer informatie op www.ryse.nl.
