Een taai maar niet minder belangrijk onderwerp: de verwerking van onderhoudskosten in de jaarrekening van onderwijsinstellingen. Moet je een voorziening nemen of juist activeren en afschrijven?
Bij het opstellen van jaarrekeningen voor onderwijsinstellingen is de verwerking van onderhoudskosten een belangrijk vraagstuk. Hoe moeten de kosten voor het onderhoud van schoolgebouwen worden verantwoord? Er zijn twee hoofdopties: het vormen van een voorziening voor groot onderhoud of activeren en afschrijven volgens de componentenmethode. Laten we deze keuzemogelijkheden nader bekijken.
Bij deze aanpak wordt er jaarlijks een bedrag gereserveerd voor toekomstig groot onderhoud. Dit bedrag wordt opgenomen in een specifieke voorziening op de balans. De voorziening wordt per component opgebouwd, bijvoorbeeld voor het dak, de verwarming of elektrische installatie. Het doel is om tijdsevenredig te sparen voor de verwachte onderhoudskosten. De voordelen zijn stabiliteit, omdat de jaarlijkse lasten gelijkmatig over de gebruiksduur van het actief zijn verdeeld. Verder is er een fiscaal voordeel; de fiscale aftrek vindt plaats voorafgaand aan de daadwerkelijke uitgaven.
Maar deze methode heeft ook nadelen; de beperkte flexibiliteit, omdat het gespaarde bedrag alleen kan worden gebruikt voor het specifieke onderhoudscomponent waarvoor het is gereserveerd. Denk ook aan de administratieve last: het bijhouden van de voorziening vergt nauwkeurige administratie.
Het bestuur kan ook kiezen voor de methode van activeren en afschrijven; de zogenaamde componentenmethode. Hierbij worden de kosten van groot onderhoud als afzonderlijk onderdeel van het actief opgenomen. Denk ook weer aan het renoveren van een dak of het vervangen van een verwarmingsinstallatie. Het geactiveerde bedrag wordt vervolgens jaarlijks afgeschreven over de verwachte gebruiksduur tot het volgende onderhoudsmoment. Deze methode heeft ook weer voor- en nadelen. De voordelen zijn de flexibiliteit: Het geactiveerde bedrag kan worden gebruikt voor alle soortgelijke materiële vaste activa en de fiscale aftrek na uitgaven. De fiscale aftrek vindt door middel van afschrijving plaats nadat de kosten zijn gemaakt.
De nadelen zijn de variabele lasten. De jaarlijkse afschrijving kan variëren afhankelijk van het moment van onderhoud en ook de complexiteit: de componentenmethode vereist nauwkeurige vastlegging van onderhoudsmomenten en kosten.
"Het is belangrijk om via een financiële analyse het verschil tussen de methode van een voorziening nemen of de methode van activeren en afschrijven inzichtelijk te maken"
De keuze tussen voorziening en activeren/ afschrijven hangt af van de specifieke situatie van de onderwijsinstelling. Fiscale overwegingen, administratieve lasten en de aard van het onder- houd spelen hierbij een rol. Daarom raden we aan om in overleg met een financieel (vastgoed) expert de meest geschikte methode te kiezen om de onderhoudskosten op een transparante en consistente manier te verwerken in de jaarrekening. Als er eenmaal een keuze is gemaakt dan moeten alle gebouwen van de onderwijsinstelling op dezelfde wijze worden verwerkt vanwege de vereiste bestendige gedragslijn.
bbn adviseurs helpt onderwijsinstellingen om de onderhoudskosten in beeld te brengen door meerjarenonderhoudsplannen (MJOP’s) op te stellen. Daarnaast voeren wij een financiële analyse uit van MJOP’s om het verschil in het financiële effect van de keuze in kaart te brengen. Een MJOP is een rapport waarin staat wanneer welk onderhoud moet plaatsvinden en wat de verwachte kosten hiervan zijn. Dit plan heeft betrekking op alle elementen van het schoolgebouw zoals bijvoorbeeld het dak, de gevel, de installaties en de kozijnen. In het MJOP zijn drie essentiële aspecten van groot belang:
Het is van groot belang dat alle elementen worden meegenomen in het MJOP. Zelfs als het MJOP een beschouwingstermijn heeft van bijvoorbeeld 10 jaar, moeten elementen met verschillende levensduur, zoals een dak van 30 jaar of een lift van 25 jaar, worden opgenomen om voldoende te kunnen reserveren. Een conditiemeting is daarom verstandig om te combineren met het opstellen van het MJOP. Hierin wordt voor alle bouwdelen vermeld of ze mogelijk direct onderhoud nodig hebben. Periodieke inspecties zijn belangrijk om het MJOP actueel te houden en uw pand in optimale conditie te houden. Over het algemeen worden periodes van vijf jaar aangehouden.
Het is belangrijk om via een financiële analyse het verschil tussen de methode van een voorziening nemen of de methode van activeren en afschrijven inzichtelijk te maken. Bij de financiële analyse gebruiken we het MJOP als basis. Eerst filteren we een aantal werkzaamheden eruit zodat bijvoorbeeld alleen alle onderhoudswerkzaamheden vanaf een bepaald drempelbedrag of van een bepaalde aard worden meegenomen in de vergelijking. Vervolgens wordt enerzijds bij toepassing van een onderhoudsvoorziening een berekening opgesteld van het dotatiebedrag. Anderzijds wordt bij toepassing van de methode activeren/afschrijven met een aantal hulptabellen een berekening gemaakt van de kapitaallasten (afschrijving en rente).
Tot slot wordt er van beide methodes een contante waarde berekend van alle toekomstige onderhoudslasten zodat een goed vergelijk gemaakt kan worden tussen de twee methodes. Bij een vastgoedportefeuille van meerdere schoolgebouwen wordt het resultaat per object inzichtelijk gemaakt. Afhankelijk van bijvoorbeeld hoe de onderhouds- kosten gepland zijn, kan het resultaat per object en per onderwijsinstelling verschillen.
Inmiddels hebben VO Haaglanden, Spinoza Scholengroep en PrO De Baander MJOP’s en een financiële analyse door bbn adviseurs laten opstellen, waarmee ze effectiever hun vastgoedportefeuille kunnen beheren. Meer weten? Neem contact op met Henri van den Berg of Henno Hanselaar van bbn adviseurs.
Kijk voor meer informatie op www.bbn.nl.