[Door: Diderick Oerlemans, Directeur Condor]
Door een aantal vereenvoudigingen door te voeren kun je veel sneller en vooral makkelijker je MJOP’s maken. We hebben een praktische aanpak opgezet waarmee je in 5 stappen een doelmatige onderhoudsplanning opstelt voor de komende jaren.
Terug naar de hoofdkostendragers
Tot voor kort was het gemeengoed om zeer gedetailleerde conditiemetingen uit te voeren. De NEN2767-2 is de aangewezen methode. In de praktijk levert dit veel informatie op, maar het detailniveau is vaak te hoog waardoor je door de bomen het bos niet meer ziet. Een begroting voor de komende 5+ jaren kun je met veel minder detail opzetten. Geen cijfers achter de komma en ook de bouwdelen kun je veel grover benoemen. We noemen dit de hoofdkostendragers. Hieronder de 5 stappen naar een doelmatige onderhoudsplanning
Stap 1, Inventarisatie hoofdkostendragers
Begin met de inventarisatie van de bouwdelen per gebouw. Denk aan dakbedekking, afwerklaag buitenwanden, buitenkozijnen. Ze komen uit een NEN/NLSfB bibliotheek van ongeveer 60 bouwdelen. Deze zijn gecodeerd op niveau hoofdgroep/subgroep en voorzien van een standaard technische levensduur en vervangingswaarde. Je voorziet ieder bouwdeel van het bouwjaar en bij benadering de hoeveelheid. Gebruik inspectiegegevens, tekeningen en andere documentatie.
Stap 2, Begroting
We hebben nu per bouwdeel een bouwjaar, de technische levensduur en de vervangingswaarde. Hieruit volgt automatisch de eerste meerjaren begroting. Het vervangen van afwerklagen, dakbedekking en installaties wordt direct voor de komende 25 jaar doorberekend. Het budget voor onderhoud wordt geïndexeerd en op de tijdlijn gezet. Hierdoor heb je per pand én over de hele portefeuille direct inzicht in de globale kosten per jaar voor onderhoud: een basis MJOP.
Stap 3, Schouwen
Na de eerste inventarisatie heb je een aardig beeld van de staat van het onderhoud. Je kunt nu waar nodig panden gaan schouwen. Op basis van de inventarisatie kun je ook prioriteren welke gebouwen als eerste bekeken moeten worden. Tijdens de schouw controleer je de inventarisatie en werk je deze bij. Ook is dit het moment om urgente problemen te identificeren en te prioriteren.
Stap 4, MJOP optimaliseren
Na het schouwen heb je meer detail en wijzigingen aangebracht in de geplande onderhoudswerkzaamheden. Je kunt nu het MJOP nog verder optimaliseren door kosten te schuiven in de tijd, op te splitsen of juist werkzaamheden te bundelen. Doe dit voor individuele panden of verzamel werkzaamheden over meerdere gebouwen heen om schaalvoordeel te bereiken. Je hebt nu een goed overzicht van de te verwachten onderhoudskosten voor de komende 5 tot 10 jaar. Voldoende voor een begroting op hoofdlijnen.
Stap 5, Jaarplan
De laatste stap maak je door een detailplan voor het komend jaar op te stellen. Uitgaande van de begroting kun je de werkzaamheden op kwartaal- of maandniveau inplannen. Vanuit deze planning ga je werkorders opstellen en offertes aanvragen. De bedragen worden nu concreet en ook de opdrachtverstrekking kun je op deze manier managen.
Naar een herhaald proces
Je planmatig onderhoudsproces is nooit klaar. Ieder jaar zul je geconfronteerd worden met gewijzigde omstandigheden en kom je tot nieuwe inzichten en plannen. Het bijhouden van je MJOP en het maken van een jaarplan is een doorlopend proces. Door telkens weer stap drie tot en met vijf uit te voeren blijf je overzicht en inzicht houden.
Meer informatie: www.condor.nl