Een goed contractbeheer systeem helpt je daar bij. Het is natuurlijk wel even werk om alles er netjes in te zetten, maar dat is ook een mooi moment om alle contracten nog eens goed tegen het licht te houden.
Als je je wel eens afvraagt wanneer een contract eigenlijk verloopt of je weer eens helemaal suf zoekt naar het getekende exemplaar. Je bent niet de enige! Zeker als de vastgoed portefeuille groeit, krijg je steeds meer verschillende contractuele partijen met verschillende afspraken.
Veel contracten, weinig inzicht
Bij een beetje vastgoed portefeuille kan het aantal contracten al snel in de honderden lopen, en dan is het bijhouden in Excel of papieren ordners niet meer te doen. Je mist inzicht in het aantal contracten, de waarde en de expiratiedata. Bovendien zie je vaak dat de contracten verspreid over verschillende systemen, ordners en zelfs locaties zijn.
Inventariseer wat je hebt
Als je dit aan wil pakken, dan is het zaak eerst te inventariseren welk type contracten je eigenlijk allemaal hebt en natuurlijk de fysieke versie van ieder contract erbij zoeken. Je hebt er ook veel aan als er een register met wijzigingen wordt bijgehouden zodat je weet wie wanneer wijzigingen heeft aangebracht. En leg ook meteen een digitale kopie van het fysieke getekende contract vast!
Een goed contractbeheer systeem helpt je daar bij. Het is natuurlijk wel even werk om alles er netjes in te zetten, maar dat is ook een mooi moment om alle contracten nog eens goed tegen het licht te houden.
Kies een contractbeheer systeem
Ga je op zoek naar software voor contractbeheer, let er dan op dat je de volgende functies beschikbaar hebt:
- Centraal beschikbaar voor geautoriseerde gebruikers
- Zoeken en filteren op meerdere gegevens
- Expiratiebewaking met notificatie
- Mogelijkheid voor opslag van documenten
- Workflow aan te passen aan je organisatie
- Versiebeheer en register van wijzigingen
- Rapportage over financiële baten/lasten
- Digitaal ondertekenen door alle partijen
Meer weten over de contractbeheer met Condor?
Bekijk de contractbeheer module of vraag een demo aan!