Veel maatschappelijke vastgoedorganisaties worstelen met de zoektocht naar de ideale hybride werkomgeving. De huisvestingsregisseurs van KWK helpen organisaties bij het opstellen van een langetermijnvisie.
Het coronavirus heeft het kantoorlandschap voorgoed veranderd. Maar na ruim twee jaar hybride werken weten veel organisaties nog niet hoe ze dit goed in de bedrijfscultuur kunnen verankeren. ‘Organisaties zijn vooral bezig geweest met het op gang houden van het primaire proces’, stelt Tjeerd de Wijs, huisvestingsregisseur en partner bij KWK. ‘Het werk is vanuit de kantoorsituatie naar de thuissituatie verplaatst en daarna is gefocust op de quick wins, op de digitale werkomgeving, de en de fysieke omgeving. De gedragskant is hierbij in veel gevallen onderbelicht gebleven en dat begint nu te knellen.’ Volgens De Wijs is het voor veel organisaties nu echt tijd om het hybride werken integraal te benaderen en een goede langetermijnvisie hiervoor op te stellen. ‘Wij kunnen hierin adviseren en vanuit onze regisseursrol dit proces begeleiden.’
Bij veel gemeenten en andere overheidsorganisaties heeft het gevoel van verbinding de afgelopen jaren een behoorlijke knauw gekregen. De sociale interactie wordt door medewerkers node gemist. En toch is er nog steeds een grote groep mensen die niet naar kantoor wil komen. ‘Hoe ga je daarmee om? Welke afspraken maak je, welke regels stel je op? Hoe maken we het kantoor aantrekkelijker en hoe stimuleren we ontmoeting en “live” samenwerking? Dat zijn vragen waar veel organisaties mee worstelen.’
De regisseurs van KWK helpen organisaties bij het opstellen van een langetermijnvisie voor digitaal, plaats- en tijdsonafhankelijk werken. ‘Onze rol zit heel sterk op advisering en begeleiding in dit proces’, verduidelijkt huisvestingsregisseur Annelinde Scholtens. ‘We kijken hierbij naar alle componenten: de fysieke inrichting, de digitale ondersteuning én de sociale kant. Dat proberen we samen met de organisatie in één integraal verhaal te vangen. En we experimenteren met nieuwe manieren van werken en nieuwe werkomgevingen. Niet dat we gebouwen grootschalig aanpakken, maar we kijken wel hoe we met de componenten sociaal, fysiek en digitaal mensen zo goed mogelijk kunnen laten samenwerken.’
De Wijs: ‘We kijken hierbij eerst waar de organisatie staat. Wat hebben ze al gedaan en wat hebben ze al voor elkaar gekregen? Vaak is er al heel veel geformuleerd en vastgelegd, maar mist hierin het integrale verhaal. Wij maken een plan van aanpak om tot dat allesomvattende verhaal te komen. We kijken waar de kracht van de organisatie zit en waar wij van toegevoegde waarde kunnen zijn, en vervolgens helpen we ze in de dagelijkse praktijk om tot de beste oplossingen te komen. We kijken daarbij ook naar quick wins om de organisatie snel vooruit te helpen.’
De Wijs benadrukt dat het voor alle organisaties een zoektocht is om tot de ideale hybride werkomgeving te komen. ‘Het probleem is dat organisaties geen tijd hebben om te experimenteren. Die hebben geen tijd voor een living lab of een pilot, die willen vandaag nog twintig celletjes op de werkvloer waarin medewerkers kunnen videobellen.’
Toch is een pas op de plaats maken heel belangrijk, benadrukt Scholtens. ‘Afgelopen jaren hebben organisaties vooral gefocust op de korte termijn en daar hebben ze hun werkwijze en faciliteiten op aangepast. Het is nu tijd om goed te kijken hoe we het hybride werken voor de komende tien jaar kunnen optuigen en wat daar allemaal voor nodig is.’